Van het opzetten van een vergadering tot formele onderhandelingen, het kennen van de juiste woorden is een integraal onderdeel van het zakendoen. Dit is met name het geval als u host of te gast bent bij internationale zakenmensen. Houd deze tips over Chinese zaken bij het plannen of bijwonen van een Chinese zakelijke bijeenkomst etiquette in gedachten.
Een vergadering opzetten
Bij het opzetten van een Chinese zakelijke bijeenkomst is het belangrijk om vooraf zoveel mogelijk informatie naar je Chinese collega's te sturen. Dit omvat details over de te bespreken onderwerpen en achtergrondinformatie over uw bedrijf. Door deze informatie te delen, zorgt u ervoor dat de mensen die u wilt ontmoeten de vergadering ook daadwerkelijk bijwonen.
Als u zich van tevoren voorbereidt, krijgt u echter geen bevestiging van de daadwerkelijke dag en tijd van de vergadering. Het is niet ongebruikelijk om tot het laatste moment angstig te wachten op bevestiging. Chinese zakenlieden wachten vaak liever tot een paar dagen voor of zelfs de dag van de vergadering om de tijd en plaats te bevestigen.
Aankomstetiquette
Wees op tijd. Te laat of vroeg aankomen wordt als onbeleefd beschouwd. Als je laat aankomt, is het een must om je te verontschuldigen voor je traagheid. Als je vroeg bent, wacht dan met het betreden van het gebouw tot het afgesproken uur.
Als u de vergadering organiseert, is dat zo juiste etiquette om een vertegenwoordiger naar te sturen de deelnemers van de vergadering begroeten buiten het gebouw of in de lobby en begeleid ze persoonlijk naar de vergaderruimte. De gastheer moet in de vergaderruimte wachten om alle aanwezigen te begroeten.
De oudste gast moet als eerste de vergaderruimte betreden. Hoewel toegang via rang een must is tijdens regeringsvergaderingen op hoog niveau, wordt het minder formeel voor reguliere zakelijke bijeenkomsten.
Zitplaatsen tijdens een Chinese zakelijke bijeenkomst
Na handdrukken en het uitwisselen van visitekaartjes nemen de gasten plaats. De stoelen zijn meestal gerangschikt op rang. De gastheer moet de oudste gast naar zijn of haar stoel begeleiden, evenals eventuele VIP-gasten.
Als de vergadering plaatsvindt in een kamer met stoelen rondom de omtrek, is de ereplaats rechts van de gastheer op een bank of in stoelen tegenover de deuren van de kamer. Als de vergadering rond een grote vergadertafel wordt gehouden, zit de eregast recht tegenover de gastheer. Andere hooggeplaatste gasten zitten in dezelfde algemene ruimte, terwijl de rest van de gasten hun stoelen kan kiezen uit de overgebleven stoelen.
In sommige gevallen kan de hele Chinese delegatie ervoor kiezen om aan de ene kant van een grote rechthoekige vergadertafel te zitten en aan de andere kant buitenlanders. Dit geldt vooral voor formele vergaderingen en onderhandelingen. Tijdens die vergaderingen zitten de belangrijkste afgevaardigden aan de tafel nabij het centrum, met aan beide uiteinden van de tafel lagere deelnemers.
Zaken bespreken
Vergaderingen beginnen meestal met een praatje om beide partijen een prettiger gevoel te geven. Na een paar korte gesprekken is er een korte welkomsttoespraak van de gastheer, gevolgd door een discussie over het onderwerp van de vergadering.
Tijdens elk gesprek zullen Chinese tegenhangers vaak met hun hoofd knikken of bevestigende uitspraken doen. Dit zijn signalen dat ze luisteren naar wat er wordt gezegd en begrijpen wat er wordt gezegd. Dit zijn geen overeenkomsten met wat er wordt gezegd.
Onderbreek de vergadering niet. Chinese ontmoetingen zijn zeer gestructureerd en tussenbeide komen na een snelle opmerking wordt als onbeleefd beschouwd. Zet ook niemand ter plaatse door hen te vragen informatie te geven die ze niet willen geven, of door iemand rechtstreeks uit te dagen. Als ze dit doen, zullen ze zich schamen en hun gezicht verliezen. Als u een tolk gebruikt, is het van cruciaal belang dat u uw opmerkingen tot de spreker richt, niet tot de vertaler.
Bronnen en verder lezen
- Okoro, Ephraim. "Cross-culturele etiquette en communicatie in wereldwijde zaken: op weg naar een strategisch kader voor het beheren van bedrijfsuitbreiding." International Journal of Business and Management 7.16 (2012): 130–138.
- Seligmann, Scott D. "Chinese zakelijke etiquette: een gids voor protocol, manieren en cultuur in de Volksrepubliek China." New York: Warner Business Books, 1999.