Wat zijn zakelijke en technische rapporten?

Een rapport is een document dat informatie presenteert in een georganiseerde vorm voor een specifieke publiek en doel. Hoewel samenvattingen van rapporten kan mondeling worden afgeleverd, volledige rapporten zijn bijna altijd in de vorm van schriftelijke documenten.

In 'Contemporary Business Reports' definiëren Kuiper en Clippinger zakelijke rapporten als 'georganiseerde, objectieve presentaties van observaties, ervaringen of feiten die worden gebruikt in het besluitvormingsproces'.

Sharma en Mohan definiëren een technisch rapport als 'een schriftelijke verklaring van de feiten van een situatie, project, proces of test; hoe deze feiten werden vastgesteld; hun betekenis; de conclusies die daaruit zijn getrokken; en [in sommige gevallen] de aanbevelingen die worden gedaan "in" Zakelijke correspondentie en het schrijven van rapporten. "

Soorten rapporten zijn onder meer memo's, notulen, laboratoriumrapporten, boek rapporten, voortgangsrapporten, verantwoordingsrapporten, nalevingsrapporten, jaarverslagen en beleid en procedures.

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke en Mary John O'Hair, "Zakelijke communicatie: een raamwerk voor succes"

"Rapportages kunnen vier verschillende en soms gerelateerde functies vervullen. Ze kunnen worden gebruikt als controles om ervoor te zorgen dat alle afdelingen naar behoren functioneren, om informatie te geven, om een ​​analyse te geven en om anderen te overtuigen om op te treden. "

Shirley Kuiper en Dorinda Clippinger, "Contemporary Business Reports"

'Effectieve rapporten worden door de lezer begrepen zoals de schrijver het bedoeld heeft, en ze beïnvloeden de lezer om te handelen zoals de schrijver het wenst. De doelstellingen van de schrijver worden het meest waarschijnlijk bereikt als ze overeenkomen met de behoeften en doelstellingen van de lezer. Een effectief rapport is empathisch, nauwkeurig, volledig, beknopt, en Doorzichtig. Bovenal presenteert een effectief rapport informatie ethisch. "

Warren Buffet, voorwoord bij "Een eenvoudig Engels handboek"

"Een niet-originele maar nuttige tip: schrijf met een specifieke persoon in gedachten. Bij het schrijven van het jaarverslag van Berkshire Hathaway doe ik alsof ik met mijn zussen praat. Ik kan ze me gemakkelijk voorstellen: hoewel ze zeer intelligent zijn, zijn ze geen experts in boekhouding of financiën. Ze zullen het begrijpen normaal Engels, maar jargon kan ze in verwarring brengen. Mijn doel is simpelweg om hen de informatie te geven die ik zou willen dat ze me zouden geven als onze posities zouden worden omgekeerd. Om te slagen hoef ik geen Shakespeare te zijn; Ik moet echter een oprecht verlangen hebben om te informeren. '

John M. Lannon, "Technische communicatie"

"In de professionele wereld vertrouwen besluitvormers op twee brede soorten rapporten: sommige rapporten zijn voornamelijk gericht op informatie ('wat we nu doen', 'wat we vorige maand hebben gedaan', 'wat ons klantenonderzoek aantrof', 'wat er op de afdelingsvergadering gebeurde'). Maar naast het verstrekken van informatie, bevatten veel rapporten ook analyse ('wat deze informatie voor ons betekent', 'welke handelwijzen moeten worden overwogen', 'wat we aanbevelen en waarom').

'Voor elke lange (formele) melding leiden talloze korte (informele) meldingen tot weloverwogen beslissingen over zaken zo divers als de meest comfortabele bureaustoelen om te kopen voor de beste rekruut om te huren voor management opleiding. In tegenstelling tot lange rapporten, vereisen de meeste korte rapporten geen uitgebreide planning, zijn ze snel voorbereid en bevatten ze weinig of geen achtergrondinformatie, en geen voor- of eindmateriaal hebben (titelpagina, inhoudsopgave, woordenlijst, enzovoort). Maar ondanks hun beknoptheidbieden korte rapporten de informatie en analyse die lezers nodig hebben. "

Kuiper, Shirley. 'Hedendaagse zakelijke rapporten.' Dorinda Clippinger, 5e editie, Cengage Learning, 6 februari 2012.

Lannon, John M. "Technische communicatie." Laura J. Gurak, 14e editie, Pearson, 14 januari 2017.

Office of Investor Education and Assistance. 'Een eenvoudig Engels handboek.' Amerikaanse Securities and Exchange Commission, augustus 1998, Washington, D.C.

O'Hair, Dan. "Bedrijfscommunicatie: een raamwerk voor succes." James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1e editie, Cengage Learning, 7 april 2000.

Sharma. "Zakelijke correspondentie en schrijven van rapporten." 5e editie, Mc Graw Hill India, 1 juli 2017.