Stappen voor een succesvolle familiereünie

Met wat creativiteit en planning vooraf kun je een onvergetelijke familiereünie organiseren en plannen waar iedereen jaren over zal praten.

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar de eerste stap voor een familiereünie is om te beslissen wie familie is. Welke kant van het gezin nodigt u uit? Wil je alleen naaste familieleden of alle afstammelingen van overgrootvader Jones (of een andere veel voorkomende) opnemen? Voorouder)? Nodigt u alleen directe familieleden uit (ouders, grootouders, kleinkinderen) of bent u van plan om neefjes, achterneefjes of achterneefjes, tweemaal verwijderd, op te nemen? Onthoud gewoon, elke stap terug op de voorouderlijke boom voegt een hoop nieuwe potentiële bezoekers toe. Ken je grenzen.

Begin met het samenstellen van een lijst met familieleden, inclusief echtgenoten, partners en kinderen. Kom in contact met ten minste één persoon uit elke tak van het gezin om u te helpen de contactgegevens van elke persoon op uw lijst op te sporen. Zorg ervoor dat u e-mailadressen verzamelt voor degenen die ze hebben - het helpt echt met updates en last-minute correspondentie.

Als u van plan bent veel mensen bij uw familiereünie te betrekken, overweeg dan om een ​​enquête te sturen (per post en / of e-mail) om mensen te laten weten dat er een reünie in de maak is. Dit helpt u bij het meten van interesse en voorkeuren en om hulp te vragen bij de planning. Vermeld mogelijke datums, het voorgestelde type reünie en een algemene locatie (het vroegtijdig bespreken van mogelijke kosten kan een positief antwoord ontmoedigen) en vraag beleefd om een ​​tijdige reactie op uw vragen. Voeg de namen toe van geïnteresseerde familieleden die de enquête terugsturen naar uw reünielijst voor toekomstige mailings, en / of houd ze up-to-date over reünieplannen via een familiereüniewebsite.

Tenzij dit een bijeenkomst is van vijf zussen in het huis van tante Maggie, is een reüniecommissie bijna essentieel voor het plannen van een vlotte, succesvolle familiereünie. Geef iemand de leiding over elk belangrijk aspect van de reünie - locatie, sociale evenementen, budget, mailings, administratie, enz. Waarom doe je al het werk als het niet hoeft?

Het is niet echt een reünie als niemand erbij kan zijn. Of u nu uw familiereünie plant om samen te vallen met een familiemijlpaal of een speciale dag, zomervakantie of een vakantie, het helpt om gezinsleden te peilen om tijd- en datumconflicten te voorkomen. Omdat familiereünies alles kunnen omvatten, van een barbecue in de middag tot een grote aangelegenheid van drie of meer dagen, moet u ook bepalen hoelang u van plan bent om samen te komen. Een goede vuistregel: hoe verder mensen moeten reizen om de reünielocatie te bereiken, hoe langer de reünie moet duren. Het belangrijkste is dat u niet iedereen kunt huisvesten. Kies je einddatum (s) op basis van wat het beste is voor de meeste bezoekers.

Streef naar een familiereünie locatie dat is het meest toegankelijk en betaalbaar voor de meerderheid van de mensen die u wilt bijwonen. Als gezinsleden in één gebied zijn geclusterd, selecteer dan een reünielocatie in de buurt. Als iedereen verspreid is, kies dan een centrale locatie om de reiskosten voor verre familieleden te verminderen.

Dit bepaalt de schaal van het eten, decoraties, accommodaties en activiteiten voor uw familiereünie. U kunt ervoor kiezen om gezinnen te laten betalen voor hun eigen overnachtingen, een overdekte schotel mee te nemen, enz., Maar tenzij u dat heeft gedaan een andere inkomstenbron, moet u ook een registratietarief per gezin instellen om te helpen met decoratie, activiteit en locatie kosten.

Nadat je een locatie hebt gekozen en een datum hebt ingesteld, is het tijd om een ​​site te selecteren voor de reünie. 'Naar huis gaan' is een grote trekpleister voor familiereünies, dus misschien wilt u de oude familiehoeve of een andere historische plek die verband houdt met het verleden van uw familie overwegen. Afhankelijk van de grootte van de reünie, kun je misschien een familielid vinden dat zich vrijwillig aanmeldt om het bij hen thuis te hebben. Voor grotere reünies zijn parken, hotels, restaurants en gemeenschapshallen een goede plek om te beginnen. Als u een meerdaagse reünie plant, overweeg dan een resortlocatie waar mensen reünie-activiteiten kunnen combineren met een familievakantie.

Een thema maken voor een familiereünie is een geweldige manier om mensen te interesseren en ervoor te zorgen dat ze vaker komen. Het maakt dingen ook leuker als het gaat om fantasierijk te zijn met eten, spelletjes, activiteiten, uitnodigingen en zo ongeveer elk ander aspect van de reünie. Thema's over familiegeschiedenis zijn bijzonder populair, evenals reünies die de verjaardag of het jubileum van een heel speciaal familielid vieren, of het culturele erfgoed van de familie (d.w.z. Hawaiiaanse luau).

Een grote groep mensen met verschillende smaken voeden is misschien wel een van de lastigste onderdelen van het plannen van een reünie. Maak het uzelf gemakkelijk door een menu te selecteren dat betrekking heeft op uw thema, of misschien een menu dat het erfgoed van uw familie viert. Organiseer een groep familieleden om het eten te bereiden voor de familiereünie of, als u een grote groep en als uw budget het toelaat, zoek een traiteur of restaurant om ten minste een deel van het werk voor te doen u. Een smakelijk menu zorgt voor een onvergetelijke familiereünie.

Je hoeft niet iedereen de hele tijd bezig te houden, maar geplande activiteiten en ijsbrekers tijdens uw familiereünie zal een gemakkelijke manier zijn voor mensen die elkaar niet goed kennen om comfortabel samen tijd door te brengen. Neem activiteiten op die geschikt zijn voor alle leeftijden en verder familiekennis van gedeeld erfgoed. Misschien wilt u ook prijzen toekennen voor speciale onderscheidingen, zoals het oudste familielid of de langste afgelegde afstand om deel te nemen.

Je hebt een stel mensen, wat ben je nu van plan met hen te doen? Het is nu tijd om regelingen te treffen voor tenten (als het een buitenreunie betreft), stoelen, parkeerdecoraties, programma's, borden, t-shirts, goodiebags en andere reüniedag-vereisten. Dit is het moment om een ​​checklist voor familiereünies te raadplegen!

Hoewel veel familieleden ongetwijfeld hun eigen camera's meebrengen, helpt het ook om plannen te maken om het algehele evenement vast te leggen. Of u nu een specifiek familielid aanwijst als de officiële reüniefotograaf of een professional inhuurt fotograaf om foto's of video's te maken, moet u een lijst opstellen van de mensen en evenementen die u wilt zijn opgenomen. Koop voor spontane 'momenten' een dozijn wegwerpcamera's en deel ze uit aan vrijwillige gasten. Vergeet ze niet aan het eind van de dag op te halen!

Zodra u de meeste van uw plannen heeft, is het tijd om de gasten per post, e-mail en / of telefoon uit te nodigen. Je moet dit van tevoren doen om er zeker van te zijn en iedereen de tijd te geven om het in hun agenda te krijgen. Als u entreegelden in rekening brengt, vermeld dit dan in de uitnodiging en stel een deadline vooraf vast met minimaal een percentage van het ticket prijs is vereist (tenzij u rijk genoeg bent om alle kosten zelf te dekken en kunt wachten tot de daadwerkelijke reünie) vergoeding). Vooraf gekochte tickets betekent ook dat mensen op het laatste moment minder snel zullen annuleren! Dit is ook een goede gelegenheid om mensen te vragen, ook als ze de reünie niet kunnen bijwonen stambomen, foto's, verzamelobjecten en verhalen om te delen met andere familieleden.

Als u geen toegangsprijzen wilt vragen voor uw reünie, moet u een beetje geld inzamelen. Zelfs als je opnames verzamelt, kan fondsenwerving geld opleveren voor een aantal mooie 'extra's'. Creatieve manieren om geld in te zamelen omvat het houden van een veiling of verloting op de reünie of het maken en verkopen van familiehoeden, t-shirts, boeken of reünievideo's.

Maak een programma dat de line-up van geplande reünie-evenementen schetst om aan familieleden te verstrekken wanneer ze aankomen voor de reünie. Misschien wilt u dit ook voorafgaand aan de reünie via e-mail of uw reünie-website verzenden. Dit zal mensen helpen herinneren aan activiteiten waarvoor ze mogelijk iets mee moeten nemen, zoals een fotowand of stamboom diagram.

De grote dag is bijna hier en nu is het tijd om ervoor te zorgen dat deze soepel verloopt. Creëer pakkende, gemakkelijk te gebruiken borden om aankomende gasten te wijzen op registratie, parkeren en belangrijke locaties zoals badkamers. Koop een gastenboek of maak er een gastenboek om handtekeningen, adressen en andere belangrijke informatie te verzamelen, maar ook als permanent verslag van de reünie. Koop vooraf gemaakte naambadges of druk er zelf een af ​​om het mengen en vermengen tussen onbekende familieleden te vergemakkelijken. Wandkaarten van stambomen zijn altijd een groot succes, aangezien bezoekers van reünies altijd willen weten waar ze in de familie passen. Ingelijste foto's of gedrukte posters van gemeenschappelijke voorouders of eerdere familiereünies zijn ook populair. En als je wilt weten wat iedereen van al je reünieplanning vond, druk dan een aantal evaluatieformulieren af ​​die mensen kunnen invullen als ze vertrekken.

Wijs een vrijwilliger of vrijwilligers aan om een ​​nieuwsbrief na de reünie te maken en te verzenden met verhalen, foto's en nieuwsberichten van de reünie. Als je familiegegevens hebt verzameld, stuur dan een bijgewerkte versie genealogische kaart ook. Dit is een geweldige manier om mensen enthousiast te maken voor de volgende reünie, en ook voor minder fortuinlijke familieleden die niet aanwezig konden zijn.