Bedrijfscreditcards Uitleg: boekhoudkundige regels

Het bedrijfscreditcardgedeelte van een boekhoudbeleid is een gedeelte waarin u definieert wie bedrijfscreditcards heeft en verantwoordelijk is voor de gemaakte kosten. Hieronder vindt u een voorbeeld van dit gedeelte van de procedures, dat op uw situatie kan worden afgestemd.

Werknemers kunnen toegang krijgen tot een bedrijfscreditcard als de aard van hun baan zulk gebruik vereist. Bedrijfscreditcards mogen alleen worden gebruikt voor zakelijke uitgaven en mogen niet worden gebruikt voor uitgaven van persoonlijke aard. Voorbeelden van zakelijke uitgaven en inhoudingen kunnen zijn: kosten voor thuiskantoor, autokosten, onderwijs en meer.

Het algemene doel van een verklaring van beleid en procedure is ervoor te zorgen dat bedrijfscreditcards worden gebruikt voor geschikte doeleinden en dat er adequate controles worden ingesteld voor dagelijks gebruik. Een creditcardbeleid van het bedrijf is van toepassing op alle werknemers die een creditcard hebben voor bedrijfsgebruik en hun managers.

De verantwoordelijkheid onder het creditcardbeleid van een bedrijf varieert afhankelijk van de rol van de persoon. Individuen hebben bijvoorbeeld een andere verantwoordelijkheid dan bedrijfsmanagers en leidinggevenden.

• Individuen kredietkaarten van houdstermaatschappijen zijn verantwoordelijk voor:
  • De kaarten alleen gebruiken voor het beoogde doel
  • Bewijzen bewaren en uitleg geven over alle creditcardtransacties van het bedrijf
  • Autorisatie verkrijgen voor creditcardfacturen
• Operationeel managers / supervisors zijn verantwoordelijk voor:
  • Het gebruik van bedrijfscreditcards beperken tot werknemers die een kaart nodig hebben voor zakelijke activiteiten
  • Het controleren en autoriseren van creditcardfacturen die door hun werknemers worden gebruikt om tijdige betaling te voorkomen
  • Het identificeren en aanvragen van limieten op krediet- of transactieniveau die vereist zijn voor individuele kaarten
• Een boekhoudafdeling is verantwoordelijk voor:
  • Ervoor zorgen dat alle creditcardtransacties correct zijn geautoriseerd
  • Betalingen voor creditcardfacturen tijdig verwerken om kosten voor te late betaling te voorkomen
  • Het regelen van krediet- of transactielimieten voor individuele kaarten

Er kunnen enkele algemene voorwaarden zijn opgenomen in het creditcardbeleid van een bedrijf waarvan u op de hoogte moet zijn. Hier zijn vier veelvoorkomende termen en uitdrukkingen:

• Algemene creditcard: Een creditcard die bij meerdere vestigingen kan worden gebruikt, zoals VISA, American Express of MasterCard.
• Leverancier specifieke creditcard: Een creditcard die alleen kan worden gebruikt bij een specifieke leverancier, zoals een gasbedrijf of een kantoorleverancier.
• Kredietlimiet: Het totale bedrag dat van de creditcard mag worden afgeschreven voordat transacties door de creditcardmaatschappij worden geweigerd.
• Transactieniveau limiet: De totale waarde van elke afzonderlijke transactie die van de kaart mag worden afgeschreven of het type transactie dat van de kaart mag worden afgeschreven. Sommige gasbedrijven zullen bijvoorbeeld 'alleen gas'-kaarten toestaan, die krediet weigeren voor andere diverse aankopen bij het benzinestation.

Werknemers die creditcards gebruiken voor zakelijke uitgaven, moeten de door het bedrijf verstrekte procedure volgen. Normaal gesproken zijn de volgende regels vastgelegd in een bedrijfsbeleid:

• Creditcards mogen alleen worden gebruikt voor bedrijfsvereisten. Waar de leverancier de mogelijkheid heeft, zullen kaarten of transacties worden gecodeerd naar individuele werknemers voor een grotere faciliteit op het moment van facturering.
• Werknemers moeten ontvangstbewijzen bewaren en initialiseren en het doel van de kosten vermelden op de achterkant van elk ontvangstbewijs.
• Het gebruik van bedrijfskredietkaarten voor persoonlijke uitgaven van welke aard dan ook kan leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. Het kan ertoe leiden dat de kosten worden afgetrokken van de volgende looncheque van de werknemer.

Naast het volgen van de creditcardprocedure van het bedrijf, moeten werknemers ook een reeks regels volgen met betrekking tot facturen, autorisaties en betalingen. Hoewel elk bedrijf zijn eigen unieke beleid biedt, is het volgende een voorbeeld van wat u over het algemeen kunt verwachten:

• De werknemer moet de bijbehorende kwitanties overleggen samen met een onkostendeclaratie (ook wel krediet genoemd) kaartkostenrapport) binnen een week na het oplopen van de kosten. Fax- of gescande documenten zijn acceptabel als de werknemer op reis is en niet naar kantoor terugkeert om de termijn van één week te halen, op voorwaarde dat de originele ontvangstbewijzen bij terugkeer van reizen.
• Kosten voor artikelen waarvan de bon verkeerd is geplaatst, moeten worden uitgelegd aan de autoriserende persoon, die de specifieke afschrijving moet initialiseren en naast "bon ontbreekt" moet aangeven.
• De machtigende supervisor of manager bevestigt dat de kosten gerechtvaardigd en passend zijn voordat u de factuur autoriseert voor betaling door "Okay to Pay" te vermelden en de hoofdtekst van de factuur.
• De goedgekeurde factuur wordt doorgestuurd naar de desbetreffende boekhoudafdeling voor betaling.
• Deboekhoudafdeling verifieert de autorisatie en plant de factuur voor betaling volgens de voorwaarden van het creditcardcontract, om onnodige kosten voor te late betaling te voorkomen.

Bij het accepteren van een bedrijfscreditcard ondertekenen en dateren werknemers doorgaans een beleidsverklaring en procedureovereenkomst nadat ze deze hebben gecontroleerd. De overeenkomst bevat doorgaans de hierboven verstrekte informatie en kan op het moment van ondertekening om uw kaartnummer en vervaldatum vragen. Het volgende is een voorbeeld van wat u aan het einde van het formulier zult vinden:

Ik heb de beleidsverklaring en procedure voor [bedrijfsnaam] gelezen en begrepen voor het hebben van een Corporate General Credit Card. Met dit formulier geef ik toestemming aan [bedrijfsnaam] om persoonlijke spullen in te houden (af te trekken), ongeautoriseerde uitgaven en ongemelde kosten die ik heb gemaakt met mijn algemene creditcard.