Schrijfinstructies: definitie en voorbeelden

In zakelijk schrijven, technisch schrijven, en andere vormen van samenstelling, instructies zijn geschreven of gesproken instructies voor het uitvoeren van een procedure of het uitvoeren van een taak. Het wordt ook wel genoemd leerzaam schrijven.

Stapsgewijze instructies gebruiken meestal de standpunt van de tweede persoon (jij, jouw, jouwe). Instructies worden meestal overgebracht in de actieve stem en de dwingende stemming: adres uw publiek direct.

Instructies worden vaak geschreven in de vorm van een nummer lijst zodat gebruikers de volgorde van de taken duidelijk kunnen herkennen.

Effectieve instructies bevatten gewoonlijk visuele elementen (zoals afbeeldingen, diagrammen en stroomdiagrammen) die de informatie illustreren en verduidelijken tekst. Instructies bedoeld voor een internationaal publiek kunnen vertrouwen geheel op foto's en vertrouwd symbolen. (Deze worden genoemd woordeloze instructies.)

"Goede instructies zijn ondubbelzinnig, begrijpelijk, compleet, consistent en efficiënt." (John M. Penrose, et al.,

De lichtere kant van instructies: Handboek voor de recent overleden

Juno: Ok, heb je de handleiding bestudeerd?
Adam: We hebben het geprobeerd.
Juno: Het tussenliggende interface-hoofdstuk over rondspoken zegt het allemaal. Haal ze er zelf uit. Het is jouw huis. Spookhuizen zijn niet gemakkelijk te vinden.
Barbara: Nou, we snappen het niet helemaal.
Juno: Ik vernam. Scheurde je gezichten meteen af. Het heeft duidelijk geen zin om je hoofd voor mensen te trekken als ze je niet kunnen zien.
Adam: Moeten we dan eenvoudiger beginnen?
Juno: Begin eenvoudig, doe wat je weet, gebruik je talenten, oefen. Je had die lessen vanaf dag één moeten bestuderen. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin en Geena Davis in Beetlejuice, 1988)

"Instructies hebben de neiging om een ​​consistent stapsgewijs patroon te volgen, of je nu beschrijft hoe je koffie maakt of hoe je een automotor monteert. Dit zijn de basiskenmerken van instructies:

• Specifiek en nauwkeurig titel
• Invoering met achtergrondinformatie
• Lijst met benodigde onderdelen, gereedschappen en voorwaarden
• Op volgorde geordende stappen
• Graphics
• Veiligheidsinformatie
• Conclusie dat duidt op voltooiing van de taak

Stapsgewijs geordende stappen vormen het middelpunt van een reeks instructies en nemen doorgaans een groot deel van de ruimte in het document in beslag. "
(Richard Johnson-Sheehan, Technische communicatie vandaag. Pearson, 2005)

1. Gebruik korte zinnen en korte alinea's.
2. Schik uw punten in logische volgorde.
3. Leg uw verklaringen af specifiek.
4. Gebruik de gebiedende wijs.
5. Zet aan het begin het belangrijkste item in elke zin.
6. Zeg één ding in elke zin.
7. Kies uw woorden zorgvuldig en vermijd ze jargon en technische termen als je kunt.
8. Geef een voorbeeld of een analogie, als je denkt dat een verklaring een lezer in verwarring kan brengen.
9. Controleer uw ingevulde concept voor logica van presentatie.
10. Sla geen stappen over en neem geen snelkoppelingen.

(Aangepast van Schrijven met precisie door Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)

"Instructies kunnen vrijstaande documenten zijn of onderdeel van een ander document. In beide gevallen is de meest voorkomende fout ze te ingewikkeld te maken voor het publiek. Denk goed na over het technische niveau van uw lezers. Gebruik witte ruimte, afbeeldingen en andere ontwerpelementen om de instructies aantrekkelijk te maken. Het belangrijkste is dat u de verwijzingen Let op, Waarschuwing en Gevaar opneemt voordat de stappen waarop ze van toepassing zijn. "
(William Sanborn Pfeiffer, Zakgids voor technische communicatie, 4e druk. Pearson, 2007)

Om de nauwkeurigheid en duidelijkheid van een reeks instructies te evalueren, nodigt u een of meer personen uit om uw aanwijzingen op te volgen. Bekijk hun voortgang om te bepalen of alle stappen binnen een redelijke tijd correct zijn voltooid. Nadat de procedure is voltooid, vraagt ​​u deze testgroep om eventuele problemen te melden en aanbevelingen te doen voor het verbeteren van de instructies.