Referentiehandleiding voor post- en traditionele afkortingen

Er zijn drie verschillende manieren om staatsnamen te schrijven: u kunt ze in hun geheel spellen, u kunt traditionele afkortingen gebruiken of u kunt postafkortingen gebruiken. In de meeste gevallen zijn postafkortingen geschikt en goed begrepen. Er zijn echter situaties waarin het juist is om staatsnamen te spellen. De beslissing hangt af van de context van je schrijven en van de stijlgids die je volgt.

Als algemene regel geldt dat de namen van staten zou moeten zijn spelt uit wanneer ze verschijnen zinnen maar afgekort in andere contexten. Bijvoorbeeld:

• 'Onze familie was overgebracht van Endicott, New York naar Raleigh, North Carolina. Dat was het woord dat de mensen van IBM gebruikten, overgedragen." (David Sedaris, "Naked", 1997)
• 'Beide mannen zijn in het Midwesten (Garfield in Ohio, Guiteau in Illinois) opgegroeid door een alleenstaande, weduwe.' (Sarah Vowell, "Assassination Vacation", 2005)

Deze regel is ook van toepassing als u iets formeels schrijft en een stijlgids volgt, zoals de Chicago Manual of Style, MLA Style, American Psychological Association Publication Manual (APA) of Associated Press Style (AP).

In bibliografieën, lijsten, grafieken waar ruimte schaars is, referentielijsten, voetnoten en eindnoten, en in postadressen worden staatsnamen meestal verkort met de postafkorting. Dit geldt voor Chicago Manual of Style en de American Psychological Association Style (APA).

De door de U.S. Postal Service aanbevolen afkortingen van twee letters, zonder periodes, (zie "Postal Afkortingen "in de onderstaande tabel) moeten altijd worden gebruikt met een Zone Improvement Plan (ZIP) -code volgt. Deze postafkortingen kunnen ook worden gebruikt in elke context waar afkortingen geschikt zijn.

Sommige schrijvers en Editors toch liever de oudere vormen van afkortingen van staten gebruiken (zie "Traditionele afkortingen in de onderstaande tabel), hoewel dit zeldzaam is. In 1987 schakelde de minister van Handel over op de meer gebruikelijke tweeletterige postcode-afkortingen. Als u de oudere praktijk volgt, wees dan consistent in uw gebruik van de traditionele afkortingen en onthoud dat acht staten (Alaska, Hawaii, Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas en Utah) worden slechts zelden afgekort bij gebruik van de oudere (pre-postcode) vormen.

Vóór 1963 waren er in de Verenigde Staten en het Amerikaanse postkantoor geen postcodes die op post werden gebruikt gaf er de voorkeur aan dat mensen de staats- en territoriumnamen volledig opschreven om verwarring bij het sorteren van post te voorkomen. Aan het begin van de 19e eeuw had het een gestandaardiseerde lijst met aanvaardbare afkortingen opgesteld en deze in 1874 bijgewerkt. De lijst bleef relatief ongewijzigd totdat de postcode werd ingevoerd.

De toevoeging van zeven extra tekens op een definitieve adresregel (postcode plus twee spaties) maakte het noodzakelijk de afkortingen van de staat tot minder tekens in te korten. Het postkantoor streefde ernaar om de uiteindelijke adresregel in 23 tekens in te passen om plaats te bieden aan "grote adresseringssystemen".

Tenslotte, Verenigde Staten kan worden afgekort tot ONS. wanneer gebruikt als een bijvoeglijk naamwoord, maar in formeel schrijven wordt het gewoonlijk omschreven als een zelfstandig naamwoord. Als je de Chicago Manual volgt, verwijder je de periodes die worden ONS behalve in bibliografie of referentieposten met betrekking tot Amerikaanse statuten, rechtszaken en ander gebruik in juridische context, die de termijnen behouden. Als je APA of AP volgt, houd je de periodes daar ook. MLA geeft er de voorkeur aan om Verenigde Staten als bijvoeglijk naamwoord of zelfstandig naamwoord in lopende tekst te spellen.

Deze handige kaart heeft zowel de post- als de traditionele afkortingen, ter referentie: