Uw genealogiebestanden organiseren

Stapels kopieën van oude platen, afdrukken van genealogische websitesen brieven van collega-genealogieonderzoekers zitten in stapels op het bureau, in dozen en zelfs op de grond. Sommige zijn zelfs vermengd met rekeningen en de schoolpapieren van uw kinderen. Uw documenten zijn mogelijk niet volledig ongeorganiseerd - als u om iets specifieks wordt gevraagd, kunt u het waarschijnlijk vinden, maar het is absoluut geen archiefsysteem dat u als efficiënt zou omschrijven.

Geloof het of niet, de oplossing is net zo eenvoudig als het vinden van een organisatiesysteem dat past bij uw behoeften en onderzoeksgewoonten en het vervolgens laat werken. Het is misschien niet zo eenvoudig als het klinkt, maar het is is haalbaar en zal uiteindelijk helpen voorkomen dat u uw wielen draait en dubbel onderzoek doet.

Vraag een groep genealogen hoe zij hun bestanden ordenen, en u krijgt waarschijnlijk evenveel verschillende antwoorden als genealogen. Er zijn een aantal populaire genealogische organisatiesystemen, waaronder mappen, notebooks, bestanden, enz., Maar er is echt geen individueel systeem dat "beste" is of "correct." We denken en gedragen ons allemaal anders, dus uiteindelijk is de belangrijkste overweging bij het opzetten van uw archiefsysteem dat het bij uw persoonlijke stijl. Het beste organisatiesysteem is altijd het systeem dat u gaat gebruiken.

Naarmate uw genealogieproject vordert, zult u merken dat u voor elk individu dat u onderzoekt tal van papieren documenten moet archiveren - geboorteaktes, volkstellingen, krantenartikelen, testamenten, correspondentie met collega-onderzoekers, afdrukken van websites, enz. De truc is om een ​​archiefsysteem te ontwikkelen waarmee je op elk moment gemakkelijk je vingers op elk van deze documenten kunt leggen.

Veelgebruikte genealogische archiveringssystemen omvatten:

• Op achternaam: Alle papieren voor een individuele achternaam worden samen ingediend.
• Per stel of gezin: Alle documenten met betrekking tot een man en vrouw of een gezinseenheid worden samen ingediend.
• Op Family Line: Alle papieren met betrekking tot een specifieke familielijn worden bij elkaar ingediend. Veel genealogen beginnen met vier van zulke voorouderlijke lijnen - één voor elk van hun grootouders.
• Op evenement: Alle documenten met betrekking tot een specifiek type evenement (bijv. Geboorte, huwelijk, volkstelling, enz.) samen worden ingediend.

Beginnend met een van de vier hierboven genoemde systemen, kunt u uw papers vervolgens verder indelen in de volgende categorieën:

• Op locatie: Documenten worden eerst gegroepeerd op een van de vier hierboven vermelde genealogische archiveringssystemen en vervolgens verder opgesplitst per land, staat, provincie of stad om de migratie van uw voorouder te weerspiegelen. Als u bijvoorbeeld de Achternaammethode kiest, groepeert u eerst alle CRISP-voorouders bij elkaar, en breek vervolgens de palen verder af in de CRISP's van Engeland, de CRISP's van North Carolina en de Tennessee CRISP's.
• Op recordtype: Papers worden eerst gegroepeerd op een van de vier hierboven vermelde genealogische archiveringssystemen en vervolgens verder opgesplitst naar recordtype (d.w.z. geboorteaktes, volkstellingen, testamenten, enzovoort.).

De eerste stap om een ​​organisatiesysteem te starten, is beslissen over de fysieke basisvorm voor uw archivering (stapels tellen niet mee!) - bestandsmappen, notebooks, mappen of computerschijven.

• Archiefkast en bestandsmappen: Bestandsmappen, waarschijnlijk het meest populaire organisatorische hulpmiddel voor genealogen, zijn goedkoop, zeer draagbaar en bevatten gemakkelijk papier van verschillende soorten en maten. Wanneer ze echter worden verwijderd, kunnen bestandsmappen nogal een puinhoop worden - met papieren die in de verkeerde volgorde zijn gegooid en mogelijk misplaatst zijn. Bestandsmappen maken het gemakkelijk om documenten te raadplegen, maar u moet er wel op letten dat het papier wordt teruggeplaatst waar het vandaan komt. Zodra u echter veel papier heeft gegenereerd, is het bestandsmappensysteem het meest flexibel en uitbreidbaar.
• Bindmiddelen: Als je iemand bent die het echt leuk vindt om dingen op één plek bij elkaar te houden, dan is het misschien een goede optie om je afgedrukte genealogiegegevens in mappen te ordenen. Deze methode standaardiseert uw genealogische gegevens in een papierformaat van normaal formaat. Documenten die u niet wilt perforeren met drie gaten, kunnen worden toegevoegd in polypropyleen hoezen. Bindmiddelen zijn draagbaar en hebben geen archiefkast nodig, maar als u veel genealogisch onderzoek doet, zult u merken dat bindmiddelen uiteindelijk op zichzelf te omslachtig worden.
• Computerschijven, cd's en dvd's:Transcriberen of het scannen van genealogische documenten naar de computer kan behoorlijk wat ruimte besparen, en geautomatiseerde organisatiesystemen kunnen vervelende taken zoals sorteren en kruisverwijzingen enorm versnellen. De kwaliteit van de cd-rom is ook sterk verbeterd en zou onder de juiste opslagomstandigheden oneindig lang meegaan. Maar, zullen uw nakomelingen over 100 of meer jaren een computer hebben die ze kan lezen? Als u ervoor kiest om uw computer als uw primaire organisatiesysteem te gebruiken, overweeg dan ook om kopieën of afdrukken van belangrijke documenten te maken en te bewaren.

Zodra u aan de slag gaat met het organiseren van uw genealogische rommel, zult u waarschijnlijk merken dat een combinatie van opslagmethoden het beste werkt. Sommige mensen gebruiken bijvoorbeeld mappen om "bewezen" familie- en bestandsmappen te organiseren voor divers onderzoek naar onbewezen verbindingen, buurt- of plaatsonderzoek en correspondentie. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat organisatie een werk in uitvoering is en altijd zal zijn.

Om bestandsmappen in te stellen en te gebruiken om uw genealogische gegevens te ordenen, hebt u de volgende basisbenodigdheden nodig:

1. Een archiefkast of archiefdozen met deksels. De dozen moeten sterk zijn, bij voorkeur plastic, met horizontale binnenranden of groeven voor hangmappen van letterformaat.
2. Gekleurde hangende bestandsmappen van letter-formaat in blauw, groen, rood en geel. Zoek naar degenen met grote tabbladen. U kunt hier ook een beetje geld besparen door in plaats daarvan standaard groene hangende bestandsmappen te kopen en gekleurde labels te gebruiken voor de kleurcodering.
3. Manilla-mappen. Deze moeten iets kleinere tabbladen hebben dan de hangende bestandsmappen en moeten versterkte toppen hebben die lang meegaan.
4. Pennen. Gebruik voor de beste resultaten een pen met een ultrafijne punt, viltstift en zwarte, permanente, zuurvrije inkt.
5. Markeerstiften. Koop markeerstiften in lichtblauw, lichtgroen, geel en roze (gebruik geen rood omdat het te donker is). Kleurpotloden werken ook.
6. Labels voor bestandsmappen. Deze labels moeten blauwe, groene, rode en gele stroken aan de bovenkant hebben en permanente lijm aan de achterkant.

Zodra je je benodigdheden hebt verzameld, is het tijd om aan de slag te gaan met de bestandsmappen. Gebruik verschillende gekleurde bestandsmappen voor de afstamming van elk van uw vier grootouders - met andere woorden, alle mappen die zijn gemaakt voor de voorouders van één grootouder, worden gemarkeerd met dezelfde kleur. De kleuren die u selecteert, zijn aan u, maar de volgende kleurkeuzes komen het meest voor:

• BLAUW - voorouders van uw grootvader van vaders kant (vader's vader)
• GROEN - voorouders van je vaderlijke grootmoeder (vaders moeder)
• RED - voorouders van je grootvader van moeders kant (moeders vader)
• GEEL - voorouders van uw grootmoeder van moederskant (moeders moeder)

Gebruik de kleuren zoals hierboven beschreven en creëer een aparte map voor elke achternaam, schrijf namen op het hangende bestandstabblad met de zwarte permanente marker (of druk inserts op uw printer). Hang de bestanden vervolgens in alfabetische volgorde in uw archiefdoos of kast op kleur (d.w.z. zet de blues alfabetisch in één groep, de greens in een andere groep, enz.).

Als u onbekend bent met genealogisch onderzoek, is dit misschien alles wat u hoeft te doen. Als je echter veel aantekeningen en fotokopieën hebt verzameld, is het nu tijd om te verdelen. Hier moet u kiezen hoe u uw bestanden wilt ordenen. De twee meest populaire methoden zoals besproken op pagina 1 van dit artikel zijn:

1. door Achternaam (indien nodig verder uitgesplitst naar plaats en / of recordtype)
2. door Paar of familiegroep

De basisinstructies voor het indienen zijn voor elk hetzelfde, het verschil zit vooral in de manier waarop ze zijn georganiseerd. Als u nog niet zeker weet welke methode voor u het beste werkt, probeer dan de methode Achternaam voor één achternaam en de methode Familiegroep voor één of twee gezinnen. Kijk welke het beste bij je past, of ontwikkel je eigen combinatie van beide.

Maak een familieblad voor elk echtpaar dat op uw stamboomlijst staat. Stel vervolgens voor elk van de families manilla-mappen in door een gekleurd label op het tabblad van de bestandsmap te plaatsen. Stem de labelkleur af op de kleur van de juiste gezinslijn. Schrijf op elk label de namen van het paar (gebruik de meisjesnaam voor de vrouw) en de nummers uit uw stamboomlijst (de meeste stamboomkaarten gebruiken de ahnentafel nummeringsysteem). Voorbeeld: James OWENS en Mary CRISP, 4/5. Plaats vervolgens deze manilla-familiemappen in de hangende mappen voor de juiste achternaam en kleur, gerangschikt in alfabetische volgorde volgens de voornaam van de echtgenoot of in numerieke volgorde volgens de nummers uit uw stamboom grafiek.

Voeg voor elke manilla-map het gezinsgroepsrecord van het gezin toe om als inhoudsopgave te dienen. Als er meer dan één huwelijk was, maak dan voor elk huwelijk een aparte map met een familiegroepsrecord. Elke gezinsmap moet alle documenten en aantekeningen bevatten vanaf het moment van het huwelijk van een paar. Documenten die betrekking hebben op gebeurtenissen voorafgaand aan hun huwelijk, moeten in de mappen van hun ouders worden bewaard, zoals geboorteaktes en volkstellingen.

Sorteer eerst uw bestanden op achternaam en maak vervolgens manilla-mappen voor elk van de recordtypen waarvoor u hebt papierwerk door een gekleurd label op het tabblad van de bestandsmap te plaatsen, passend bij de labelkleur achternaam. Schrijf op elk label de naam van de achternaam, gevolgd door het recordtype. Voorbeeld: CRISP: Census, CRISP: Land Records. Plaats vervolgens deze manilla-familiemappen in de hangende mappen voor de juiste achternaam en kleur, alfabetisch gerangschikt op soort record.

Maak en voeg aan de voorkant van elke Manilla-map een inhoudsopgave toe die de inhoud van de map indexeert. Voeg vervolgens alle documenten en aantekeningen toe die overeenkomen met de achternaam en het type record.