In zakelijk schrijven, een slecht nieuwsbericht is een brief, memo of e-mail die negatieve of onaangename informatie bevat - informatie die een lezer waarschijnlijk zal teleurstellen, van streek maken of zelfs boos maken. Het wordt ook wel eenindirect bericht of een negatieve boodschap.
Slechte nieuwsberichten zijn onder meer afwijzingen (als reactie op sollicitaties, promotieverzoeken en dergelijke), negatieve evaluaties en aankondigingen van beleidswijzigingen die de lezer niet ten goede komen.
Een slecht nieuwsbericht begint conventioneel met een neutraal of positief buffer verklaring voordat u de negatieve of onaangename informatie introduceert. Deze aanpak wordt de indirect plan.
Voorbeelden en opmerkingen
- "Het is veel, veel erger om slecht nieuws via het geschreven woord te ontvangen dan door iemand die het je gewoon vertelt, en ik weet zeker dat je begrijpt waarom. Als iemand je gewoon slecht nieuws vertelt, hoor je het een keer en dat is het einde. Maar wanneer slecht nieuws wordt opgeschreven, of het nu in een brief of een krant is of op je arm in viltstift, elke keer dat je het leest, heb je het gevoel dat je keer op keer het slechte nieuws ontvangt. "(Lemony Snicket, Mierikswortel: bittere waarheden die je niet kunt vermijden. HarperCollins, 2007)
Voorbeeld: afwijzing van een subsidieaanvraag
Namens de leden van de Research & Scholarship Committee, bedankt voor het indienen van een aanvraag voor de Research & Scholarship-beurzencompetitie van dit jaar.
Het spijt me te moeten melden dat uw subsidievoorstel een van de voorstellen was die in het voorjaar niet zijn goedgekeurd voor financiering. Met de verlaging van de subsidiegelden als gevolg van bezuinigingen en het recordaantal aanvragen, vrees ik dat veel waardevolle voorstellen niet konden worden gesteund.
Hoewel u dit jaar geen subsidie heeft ontvangen, vertrouw ik erop dat u zowel interne als externe financieringsmogelijkheden zult blijven nastreven.
Introductie paragraaf
- "De inleidende alinea van de slecht nieuwsbericht moet de volgende doelen bereiken: (1) een buffer bieden om het slechte nieuws dat volgt te verzachten, (2) de ontvanger laten weten waar de boodschap over gaat zonder het voor de hand liggende te vermelden, en (3) dienen als een overgang naar de bespreking van redenen zonder het slechte nieuws te onthullen of de ontvanger ertoe brengen goed te verwachten nieuws. Als deze doelstellingen in één zin kunnen worden bereikt, kan die zin de eerste alinea zijn. "(Carol M. Lehman en Debbie D Dufrene, Zakelijke communicatie, 15e ed. Thomson, 2008)
Hoofdparagraaf (s)
- 'Lever het slechte nieuws in de hoofdtekst van de boodschap. Geef het duidelijk aan en beknopt, en leg de redenen kort en emotieloos uit. Vermijd excuses; ze verzwakken je uitleg of standpunt. Probeer het slechte nieuws in te bedden in een ondersteunende, niet de actuele zin van een alinea. Probeer het bovendien in te bedden in een bijzin van een zin. Het doel is niet om het slechte nieuws te verbergen, maar om de impact ervan te verzachten. "(Stuart Carl Smith en Philip K. Piele, Schoolleiderschap: Handbook for Excellence in Student Learning. Corwin Press, 2006)
Sluitend
- 'Het sluiten van een bericht met negatief nieuws moet beleefd en nuttig zijn. Het doel van de afsluiting is het behouden of opnieuw opbouwen van goodwill... De afsluiting moet oprecht zijn. Vermijd te veel gebruikte sluitingen zoals Voor vragen kunt u altijd bellen... Bied de ontvanger een andere optie... Door een andere optie te presenteren, wordt de nadruk verlegd van negatief nieuws naar een positieve oplossing. "(Thomas L. Middelen, Zakelijke communicatie, 2e ed. South-Western Educational, 2009)