Wanneer u een bedrijf om meer informatie over een product of dienst of voor andere informatie wilt vragen, schrijft u een aanvraagbrief. Wanneer ze door consumenten worden geschreven, zijn dit soort brieven vaak een reactie op een advertentie in een krant, tijdschrift of commercial op televisie. Ze kunnen worden geschreven en gemaild of gemaild. In een business-to-business setting kunnen de werknemers van een bedrijf vragen stellen om dezelfde soorten vragen over producten en diensten te stellen. Een bedrijfsvertegenwoordiger kan bijvoorbeeld informatie willen over het in bulk kopen van producten bij een distributeur, of een groeiend klein bedrijf moet mogelijk zijn boekhouding en salarisadministratie uitbesteden en wil een contract afsluiten met een firma.
Voor andere soorten zakelijke brievenvindt u voorbeelden van verschillende soorten zakelijke brieven om uw vaardigheden te verfijnen voor specifieke zakelijke doeleinden, zoals het inwinnen van inlichtingen, claims aanpassen, sollicitatiebrieven schrijven en meer.
Gedrukte exemplaren
Voor professioneel ogende papieren brieven plaatst u het adres van uw of uw bedrijf bovenaan de brief (of gebruik het briefpapier van uw bedrijf) gevolgd door het adres van het bedrijf dat u bent schrijven naar. De datum kan ofwel dubbel naar beneden worden geplaatst (druk op Return / Enter tweemaal) of naar rechts. Als u een stijl gebruikt met de datum aan de rechterkant, laat u de alinea's inspringen en plaatst u geen spatie ertussen. Als u alles links houdt, laat alinea's dan niet inspringen en plaats er een spatie tussen.
Laat een regel ruimte over voor je sluit, en vier tot zes regels zodat je ruimte hebt om de brief met de hand te ondertekenen.
Vragen per e-mail
Als u e-mail gebruikt, is het voor de ogen van de lezer gemakkelijker om alinea's met een regel ertussen te hebben, dus spoel alles over. De e-mail heeft automatisch de datum van verzending, dus u hoeft de datum niet toe te voegen en u heeft slechts één regel lege ruimte nodig tussen uw sluiting en uw getypte naam. Plaats de contactgegevens van uw bedrijf (zoals uw telefoontoestel zodat iemand u gemakkelijk kan bereiken) onderaan onder uw naam.
Het is gemakkelijk om te nonchalant te zijn met e-mail. Als je professioneel wilt overkomen voor het bedrijf waarnaar je schrijft, blijf dan bij de regels en toon van formeel schrijven van brieven voor de beste resultaten en lees uw brief opnieuw voordat u deze verzendt. Het is zo gemakkelijk om een e-mail te versturen, direct op Verzenden te klikken en vervolgens een fout te ontdekken bij het herlezen. Corrigeer fouten voordat u verzendt om een betere eerste indruk te maken.
Belangrijke taal voor een zakelijke onderzoeksbrief
- De start: "Geachte heer of mevrouw" of "Aan wie het zich kan bezighouden" (zeer formeel, gebruikt wanneer u de persoon aan wie u schrijft niet kent). Als u uw contactpersoon al kent, is dat beter dan anoniem te zijn.
- Referentie geven: 'Met verwijzing naar uw advertentie (advertentie) in ...' of 'Betreffende uw advertentie (advertentie) in ...' Geef de context van het bedrijf meteen aan waarom u schrijft.
- Catalogus, brochure enz. Aanvragen: Voeg na de referentie een komma toe en ga verder "kunt u mij informatie sturen over ..."
- Meer informatie aanvragen: Als je meer hebt waarnaar je op zoek bent, voeg dan toe: 'Ik zou ook graag willen weten ...' of 'Kun je me vertellen of ...'
- Samenvatting call-to-action: 'Ik kijk er naar uit van je te horen ...' of 'Kun je me alsjeblieft bellen tussen de uren van ...'
- Sluitend: Gebruik "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet" om te sluiten.
- Handtekening: Voeg uw titel toe op de regel na uw naam.
Een voorbeeld van een hard-copy brief
Uw naam
Uw adres
City, ST Zip
Bedrijfsnaam
Bedrijfsadres
City, ST Zip
12 september 2017
Voor wie het aangaat:
Met verwijzing naar uw advertentie van gisteren New York Times, kunt u mij een kopie sturen van uw nieuwste catalogus? Is het ook online beschikbaar?
Ik kijk er naar uit van u te horen.
Met vriendelijke groet,
(Handtekening)
Uw naam
Je functie
Je bedrijfsnaam