Hier is een project dat je zal introduceren brainstormen en je oefenen in groepsschrijven. Je voegt je bij drie of vier andere schrijvers om een brief klacht (ook wel een claimbrief).
Overweeg verschillende onderwerpen
Het beste onderwerp voor deze opdracht is er een waar jij en de andere leden van je groep echt om geven. U kunt naar de supervisor van de eetzaal schrijven om te klagen over de kwaliteit van het eten, naar een instructeur om te klagen over zijn of haar beoordeling beleid, bij de gouverneur om te klagen over bezuinigingen op het onderwijsbudget - wat de leden van uw groep ook interessant vinden en de moeite waard.
Begin met het voorstellen van onderwerpen en vraag een lid van de groep om ze op te schrijven zoals ze zijn gegeven. Stop hier niet om de onderwerpen te bespreken of te evalueren: maak gewoon een lange lijst met mogelijkheden.
Kies een onderwerp en brainstorm
Zodra u een pagina met onderwerpen heeft gevuld, kunt u onderling beslissen over welke u wilt schrijven. Bespreek vervolgens de punten die volgens u in de brief aan de orde moeten komen.
Nogmaals, laat een lid van de groep deze suggesties bijhouden. In uw brief moet het probleem duidelijk worden uitgelegd en moet worden aangegeven waarom uw klacht serieus moet worden genomen.
In dit stadium zult u ontdekken dat u aanvullende informatie moet verzamelen om uw ideeën effectief te ontwikkelen. Zo ja, vraag dan een of twee leden van de groep om wat basisonderzoek te doen en breng hun bevindingen terug naar de groep.
Nadat u voldoende materiaal voor uw klachtenbrief heeft verzameld, kiest u een lid om een ruwe schets op te stellen. Wanneer dit is voltooid, moet het concept hardop worden voorgelezen, zodat alle leden van de groep manieren kunnen aanbevelen om het door herziening te verbeteren. Elk groepslid moet de mogelijkheid hebben om de brief te herzien volgens de suggesties van de anderen.
Om u te begeleiden bij uw herziening, kunt u de structuur van de volgende voorbeeldklachtbrief bestuderen. Merk op dat de brief drie verschillende delen heeft:
- Een invoering dat duidelijk het onderwerp van de klacht identificeert.
- EEN lichaam paragraaf die (a) de aard van de klacht duidelijk en specifiek uitlegt, en (b) de lezer alle informatie verschaft die nodig is om een passend antwoord te geven.
- EEN conclusie waarin duidelijk staat welke acties nodig zijn om het probleem op te lossen.
Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1 november 2007
Mr. Frederick Rozco, president
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Geachte heer Rozco:
Op 15 oktober 2007 heb ik als reactie op een speciaal televisieaanbod een Tressel-broodrooster bij uw bedrijf besteld. Het product arriveerde, blijkbaar onbeschadigd, op 22 oktober per post. Toen ik diezelfde avond echter de Tressel-broodrooster probeerde te bedienen, was ik overstuur toen ik merkte dat dit het geval was niet voldoen aan uw claim om "snelle, veilige, professionele haarstyling" te bieden. In plaats daarvan heeft het mijn ernstig beschadigd haar.
Nadat ik de instructies had gevolgd om "de broodrooster uit de buurt van andere apparaten op een droge toonbank te plaatsen" in mijn badkamer, plaatste ik de stalen kam en wachtte 60 seconden. Vervolgens verwijderde ik de kam van de broodrooster en liet ik de hete kam door mijn haar glijden, volgens de instructies voor een "Venusiaanse krul". Na slechts een paar seconden rook ik echter brandend haar en daarom plaatste ik de kam onmiddellijk weer in de broodrooster. Toen ik dit deed, vlogen er vonken uit de uitlaat. Ik stak mijn hand uit om de broodrooster los te koppelen, maar ik was te laat: er was al een lont gesprongen. Een paar minuten later, na het vervangen van de lont, keek ik in de spiegel en zag dat mijn haar op verschillende plekken was verbrand.
Ik retourneer de Tressel-broodrooster (samen met de ongeopende fles Un-Do Shampoo) en ik verwacht een volledige terugbetaling van $ 39,95, plus $ 5,90 voor verzendkosten. Bovendien voeg ik een kwitantie bij voor de pruik die ik heb gekocht en zal ik deze moeten dragen totdat het beschadigde haar uitgroeit. Stuur me een cheque van $ 303,67 om de terugbetaling voor de Tressel-broodrooster en de kosten van de pruik te dekken.
Vriendelijke groet,
Annie Jolly
Merk op hoe de schrijfster haar klacht heeft ingediend met feiten in plaats van met emoties. De brief is stevig en direct, maar ook respectvol en beleefd.
Herzie, bewerk en proef uw brief
Nodig een lid van uw groep uit om uw klachtenbrief voor te lezen en erop te reageren alsof hij of zij deze zojuist per post heeft ontvangen. Doet de klacht klinken geldig en de moeite waard om serieus te nemen? Als dat zo is, vraag dan de leden van de groep om te herzien, te bewerken en proefgelezen de brief een laatste keer, met de volgende checklist als leidraad:
- Volgt uw brief het standaardformaat in het bovenstaande voorbeeld?
- Bestaat uw brief uit een inleiding, een hoofdparagraaf en een conclusie?
- Geeft uw inleidende paragraaf duidelijk aan waar u over klaagt?
- Beschrijft uw lichaamsparagraaf duidelijk en specifiek de aard van de klacht?
- Hebt u in de hoofdtekst de lezer alle informatie gegeven die nodig is om effectief op uw klacht te reageren?
- Heeft u uw klacht kalm en duidelijk overgebracht, vertrouwend op feiten in plaats van op emoties?
- Heb je de informatie in je lichaamsparagraaf duidelijk geordend, zodat de ene zin logisch naar de volgende leidt?
- Heeft u in uw conclusie duidelijk aangegeven welke actie (s) u wilt dat uw lezer onderneemt?
- Heeft u de brief zorgvuldig gelezen?