Bureaucratie: definitie, voorbeelden, voor- en nadelen

Bureaucratie is elke organisatie die bestaat uit meerdere afdelingen, elk met beleids- en beslissingsbevoegdheid. Bureaucratie is overal om ons heen, van overheidsinstanties tot kantoren tot scholen, dus het is belangrijk om weet hoe bureaucratieën werken, hoe echte bureaucratieën eruit zien, en de voor- en nadelen van bureaucratie.

Essentiële kenmerken van een bureaucratie

Een bureaucratie is een organisatie, publiek of particulier eigendom, bestaande uit verschillende beleidsafdelingen of eenheden. Mensen die in bureaucratieën werken, worden informeel bureaucraten genoemd.

Hoewel de hiërarchische administratieve structuur van veel regeringen misschien het meest voorkomende voorbeeld van een bureaucratie is, kan de term dat ook de administratieve structuur beschrijven van bedrijven in de particuliere sector of andere niet-gouvernementele organisaties, zoals hogescholen en ziekenhuizen.

Voorbeelden van bureaucratieën zijn overal te vinden. Staatsafdelingen van motorvoertuigen, organisaties voor gezondheidsonderhoud (HMO's), financiële leningen organisaties zoals sparen en lenen, en verzekeringsmaatschappijen zijn allemaal bureaucratieën waar veel mensen mee te maken hebben met regelmatig.

In de Amerikaanse overheid federale bureaucratie, aangestelde bureaucraten creëren regels en voorschriften die nodig zijn om de wetten en beleidsmaatregelen van de gekozen ambtenaren efficiënt en consistent te implementeren en te handhaven. Alle ongeveer 2.000 federale overheidsinstanties, divisies, afdelingen en commissies zijn voorbeelden van bureaucratieën. De meest zichtbare van die bureaucratieën zijn de Social Security Administration, de Internal Revenue Service en de Veterans Benefits Administration.

In een ideale bureaucratie zijn de principes en processen gebaseerd op rationele, duidelijk begrepen regels, en ze worden toegepast op een manier die nooit wordt beïnvloed door interpersoonlijke relaties of politiek allianties.

In de praktijk halen bureaucratieën dit ideaal echter vaak niet. Het is dus belangrijk om rekening te houden met de voor- en nadelen van bureaucratie in de echte wereld.

De hiërarchische structuur van de bureaucratie zorgt ervoor dat de bureaucraten die de regels en voorschriften beheren duidelijk omschreven taken hebben. Deze duidelijke "commandostructuur"stelt het management in staat de prestaties van de organisatie nauwlettend te volgen en problemen effectief op te lossen wanneer deze zich voordoen.

Het onpersoonlijke karakter van bureaucratie wordt vaak bekritiseerd, maar deze "kilte" is van nature. Door regels en beleid strikt en consequent toe te passen, wordt de kans kleiner dat sommige mensen gunstiger worden behandeld dan anderen. Door onpersoonlijk te blijven, kan de bureaucratie helpen ervoor te zorgen dat alle mensen eerlijk worden behandeld, zonder dat vriendschappen of politieke voorkeuren de bureaucraten beïnvloeden die de beslissingen nemen.

Bureaucratieën hebben de neiging om werknemers met gespecialiseerde educatieve achtergronden en expertise te vragen met betrekking tot de agentschappen of afdelingen waaraan ze zijn toegewezen. Samen met voortdurende training helpt deze expertise ervoor te zorgen dat de bureaucraten hun taken consistent en effectief kunnen uitvoeren. Bovendien stellen voorstanders van bureaucratie dat bureaucraten doorgaans een hoger opleidingsniveau en een grotere persoonlijke verantwoordelijkheid hebben in vergelijking met niet-bureaucraten.

Hoewel overheidsbureaucraten niet het beleid en de regels maken die ze implementeren, spelen ze toch een integraal onderdeel van het regelgevingsproces door essentiële gegevens, feedback en informatie te verstrekken aan de gekozen wetgevers.

Vanwege hun rigide regels en procedures reageren bureaucratieën vaak traag op onverwachte situaties en passen ze zich traag aan aan veranderende sociale omstandigheden. Wanneer gefrustreerde medewerkers geen ruimte hebben om van de regels af te wijken, kunnen ze bovendien defensief en onverschillig worden voor de behoeften van de mensen die ermee omgaan.

De hiërarchische structuur van bureaucratieën kan leiden tot interne 'imperiumvorming'. Afdelingsbegeleiders kunnen onnodige ondergeschikten toevoegen, hetzij door slechte besluitvorming of om hun eigen macht op te bouwen en toestand. Overtollige en niet-essentiële werknemers verminderen snel de productiviteit en efficiëntie van de organisatie.

Bij gebrek aan voldoende toezicht zouden bureaucraten met beslissingsbevoegdheid om steekpenningen kunnen vragen en accepteren in ruil voor hun hulp. Vooral bureaucraten op hoog niveau kunnen misbruik maken van de macht van hun posities om hun persoonlijke belangen te bevorderen.

Van bureaucratieën (met name overheidsbureaucratieën) is bekend dat ze veel 'bureaucratie' genereren. Dit verwijst naar langdurige officiële processen waarbij veel formulieren of documenten moeten worden ingediend met veel specifieke voorwaarden. Critici beweren dat deze processen het vermogen van de bureaucratie om een ​​dienst aan het publiek te verlenen, vertragen en tegelijkertijd belastingbetalers geld en tijd kosten.

Sinds de opkomst en val van het Romeinse rijk, sociologen, humoristen en politici hebben theorieën ontwikkeld (zowel ondersteunend als kritisch) over bureaucratie en bureaucraten.

Beschouwd als de architect van de moderne sociologie, de Duitse socioloog Max Weber aanbevolen bureaucratie als de beste manier voor grote organisaties om de orde te handhaven en de efficiëntie te maximaliseren. In zijn boek 'Economy and Society' uit 1922 betoogde Weber dat de hiërarchische structuur en consistente processen van de bureaucratie de ideale manier vormden om alle menselijke activiteiten te organiseren. Weber definieerde ook de essentiële kenmerken van moderne bureaucratie als volgt:

• Een hiërarchische bevelsketen waarin de hoogste bureaucraat de ultieme autoriteit heeft.
• Een afzonderlijke taakverdeling waarbij elke werknemer een specifiek werk doet.
• Een duidelijk omschreven en begrepen set van organisatiedoelen.
• Een duidelijk geschreven reeks formele regels, die alle werknemers overeenkomen te volgen.
• Werkprestaties worden beoordeeld op basis van de productiviteit van de werknemers.
• Promotie is gebaseerd op verdiensten.

Weber waarschuwde dat, indien niet goed gecontroleerd, bureaucratie de individuele vrijheid zou kunnen bedreigen, waardoor mensen in regels worden opgesloten "IJzeren kooi" van controle.

De wet van Parkinson is het semi-satirische adagium dat al het werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd voor zijn voltooiing." Vaak toegepast op de uitbreiding van de bureaucratie van een organisatie, is de 'wet' gebaseerd op chemie Ideale gaswet, waarin staat dat gas zal uitbreiden om het beschikbare volume te vullen.

De Britse humorist Cyril Northcote Parkinson schreef over de wet van Parkinson in 1955, gebaseerd op zijn jarenlange ervaring bij het Britse ambtenarenapparaat. Parkinson beschreef twee factoren die ervoor zorgen dat alle bureaucratieën groeien als "een ambtenaar wil ondergeschikten vermenigvuldigen, niet rivalen" en "Ambtenaren maken werk voor elkaar." Parkinson bood ook de tong-in-wang observatie dat het aantal werknemers in de British Civil Service neemt toe met vijf tot zeven procent per jaar "ongeacht eventuele variatie in de hoeveelheid werk (indien aanwezig) gedaan."

Genoemd naar Canadese opvoeder en zelfbenoemde "hiërarcholoog" Laurence J. Peter, het Peter-principe stelt dat "in a hiërarchie, heeft elke werknemer de neiging naar zijn niveau van incompetentie te stijgen. "

Volgens dit principe zal een werknemer die bekwaam is in zijn of haar functie worden bevorderd tot een hogere functie die andere vaardigheden en kennis vereist. Als ze bekwaam zijn in de nieuwe baan, worden ze opnieuw gepromoveerd, enzovoort. Op een gegeven moment kan de werknemer echter worden gepromoveerd tot een functie waarvoor hij is gebrek de nodige gespecialiseerde vaardigheden en kennis. Zodra ze hun persoonlijke niveau van incompetentie hebben bereikt, de werknemer wordt niet langer gepromoot; in plaats daarvan blijft hij of zij hun incompetentieniveau voor de rest van hun carrière.

Gebaseerd op dit principe, stelt Corollary van Peter dat "op termijn elke functie vaak wordt bezet door een medewerker die incompetent is om zijn taken uit te voeren."

Voordat hij een Amerikaanse president werd, Woodrow Wilson was een professor. In zijn essay 'The Study of Administration' uit 1887 schreef Wilson dat bureaucratie een puur professionele omgeving creëerde 'zonder trouw aan de vluchtige politiek. " Hij betoogde dat de op regels gebaseerde onpersoonlijkheid van de bureaucratie het het ideale model voor de overheid maakte agentschappen en dat de aard van het werk van een bureaucraat ervoor zorgt dat bureaucraten van buitenaf geïsoleerd blijven, politiek bevooroordeeld invloed.

In zijn werk uit 1957 'Social Theory and Social Structure', Amerikaanse socioloog Robert K. Merton bekritiseerde eerdere theorieën over bureaucratie. Hij betoogde dat 'getrainde arbeidsongeschiktheid' als gevolg van 'overconformiteit' er uiteindelijk toe leidt dat veel bureaucratieën disfunctioneel worden. Hij redeneerde ook dat bureaucraten eerder geneigd zijn hun eigen belangen en behoeften boven die van de organisatie te stellen. Verder vreesde Merton dat omdat bureaucraten speciale omstandigheden moeten negeren bij het toepassen van regels, ze "arrogant" en "hooghartig" kunnen worden in de omgang met het publiek.

Merton, Robert K. "Sociale theorie en sociale structuur." Enlarged Ed Edition, Free Press, 1 augustus 1968.

"Wet van Parkinson." The Economist, 19 november 1955.

"Peter principe." Business Dictionary, WebFinance Inc., 2019.

Weber, Max. "Economie en maatschappij." Deel 1, Guenther Roth (Editor), Claus Wittich (Editor), eerste editie, University of California Press, oktober 2013.

Wilson, Woodrow. "The Study of Administration." Political Science Quarterly, Vol. 2, nr. 2, JSTOR, 29 december 2010.