Het doel van bevestigingsbrieven is om te bewijzen dat u specifieke documenten of een specifiek type verzoek heeft ontvangen. Erkenningsbrieven worden vaak gebruikt voor alles wat te maken heeft met een juridisch proces.
Elementen van de brief
Zoals bij elke zakelijke of professionele correspondentie, moet u uw brief beginnen met een paar specifieke en verwachte elementen:
- Uw naam, adres en de datum rechtsboven
- De naam van de persoon aan wie u de brief adresseert, linksboven op de regel onder uw adres
- De bedrijfsnaam (indien van toepassing)
- Het adres van de firma of persoon
- Een onderwerpregel die kort het doel van de vetgedrukte brief aangeeft (zoals "Juridische zaak nr. 24")
- Een aanhef, zoals "Beste meneer Smith"
Wanneer u met de bevestigingsbrief begint, begin dan met een korte zin waarin staat dat dit inderdaad een bevestigingsbrief is. Enkele zinnen die je kunt gebruiken zijn:
- Hierbij bevestig ik de ontvangst van de volgende documenten ...
- Ik bevestig de ontvangst van ...
- Wij zorgen ervoor dat de verantwoordelijke deze materialen direct bij terugkomst op kantoor ontvangt.
De rest van de brief moet de hoofdtekst bevatten, waarin u in een of twee alinea's uitlegt wat u specifiek erkent. Aan het einde van de hoofdtekst kunt u indien nodig uw hulp aanbieden, zoals: "Als ik u verder kan helpen, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen. "Sluit de brief af met een standaardafsluiting, zoals:" Met vriendelijke groet, de heer Joe Smith, XX Firma."
Voorbeeldbrief
Het kan handig zijn om een voorbeeldbriefsjabloon te bekijken. Voel je vrij om het onderstaande formaat te kopiëren voor je bevestigingsbrief. Hoewel het in dit artikel niet als zodanig wordt afgedrukt, moet u er rekening mee houden dat u over het algemeen uw adres en de datum goed moet spoelen.
Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Hoofdstraat
Overal, Californië 90001
25 maart 2018
Opnieuw:Rechtszaak nr. 24
Lieve ______:
Omdat de heer Doug Jones de komende twee weken niet op kantoor is, bevestig ik de ontvangst van uw brief van 20 maart 2018. Het zal onmiddellijk bij zijn terugkeer onder zijn aandacht worden gebracht.
Als ik u kan helpen tijdens de afwezigheid van Mr. Jones, aarzel dan niet om te bellen.
Hoogachtend,
Joseph Smith
Onderteken de brief onder de afsluiting 'Met vriendelijke groet', net boven uw naam.
Andere Overwegingen
De bevestigingsbrief bevat documentatie dat u de brief, bestelling of klacht van de andere partij heeft ontvangen. Mocht de zaak een juridisch of zakelijk meningsverschil worden, dan toont uw bevestigingsbrief het bewijs dat u op het verzoek van de andere partij heeft gereageerd.
Als u niet bekend bent met de stijl van zakelijke letters, neem dan de tijd om het basisformaat voor schrijven te leren zakelijke brievenen bekijk de verschillende soorten zakelijke brieven. Dit zal u helpen uw vaardigheden te verfijnen voor specifieke zakelijke doeleinden zoals inlichtingen inwinnen, claims aanpassen, en schrijven begeleidende brieven.