Het verschil tussen geschreven taal en spreektaal in het Japans is veel groter dan in het Engels. Japanse letters gebruiken vaak klassieke grammaticapatronen die zelden in gesprekken worden gebruikt. Hoewel er geen specifieke regels zijn bij het schrijven naar goede vrienden, zijn er veel regels uitdrukkingen en eervolle uitdrukkingen (Keigo) gebruikt in formele brieven. Een gespreksstijl wordt meestal niet gebruikt bij het schrijven van formele brieven.
Woorden openen en sluiten
De openings- en sluitwoorden in letters, die lijken op de Engelse "Dear" en "Sincerely" etc., komen in paren.
- Haikei （拝 啓） - Keigu （敬 具）
Het meest voorkomende paar dat wordt gebruikt in formele brieven. Vrouwen gebruiken soms 'Kashiko （か し こ）' als slotwoord in plaats van 'Keigu'. - Zenryaku （前 略） - Sousou （草 々）
Dit paar is minder formeel. Het wordt meestal gebruikt als u geen tijd heeft om een lange brief te schrijven, zodat de eerste begroetingen achterwege blijven. 'Zenryaku' betekent letterlijk 'het weglaten van de voorafgaande opmerkingen'.
Voorafgaande groeten
Ogenki de irasshaimasu ka. (heel formeel)
お元気でいらっしゃいますか。
Gaat het goed met je?
Ogenki desu ka.
お元気ですか。
Gaat het goed met je?
Ikaga osugoshi de irasshaimasu ka. (heel formeel)
いかがお過ごしでいらっしゃいますか。
Hoe was het met je?
Ikaga osugoshi desu ka.
いかがお過ごしですか。
Hoe was het met je?
Okagesama de genki ni shite orimasu. (heel formeel)
おかげさまで元気にしております。
Gelukkig gaat het goed met mij.
Kazoku ichidou genki ni shite orimasu.
家族一同元気にしております。
Met de hele familie gaat het goed.
Otegami arigatou gozaimashita.
お手紙ありがとうございました。
Dankje voor je brief.
Nagai aida gobusata shite orimashite moushiwake gozaimasen. (heel formeel)
長い間ご無沙汰しておりまして申し訳ございません。
Het spijt me dat ik zo lang heb nagelaten te schrijven.
Gobusata shite orimasu.
ご無沙汰しております。
Het spijt me Ik heb al heel lang niet meer geschreven.
Deze uitdrukkingen of seizoensgroeten kunnen op verschillende manieren worden gecombineerd om de voorlopige begroeting te vormen. De Japanners hebben de seizoensveranderingen al lang bewonderd, daarom lijkt het te abrupt om een brief te beginnen zonder de juiste seizoensgroet. Hier zijn enkele voorbeelden.
Gobusata shite orimasu ga, ogenki de irasshaimasu ka.
ご無沙汰しておりますが、お元気でいらっしゃいますか。
Het spijt me dat ik lange tijd niet heb geschreven, maar gaat het goed met je?
Sukkari aki rashiku natte mairimashita ga, ikaga osugoshi de irasshaimasu ka.
すっかり秋らしくなってまいりましたが、いかがお過ごしでいらっしゃいますか。
Het is erg herfstachtig geworden; hoe was het met je?
Samui hi ga tsuzuite orimasu ga, ikaga osugoshi desu ka.
寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか。
Koude dagen gaan door; hoe was het met je?
Laatste groeten
Douka yoroshiku onegai itashimasu.
どうかよろしくお願いします。
Zorg voor mij voor deze zaak.
~ ni yoroshiku otsutae kudasai.
～によろしくお伝えください。
Doe mijn groeten aan ~.
Minasama ni douzo yoroshiku.
皆様にどうぞよろしく。
Groet iedereen.
Okarada o taisetsu ni.
お体を大切に。
Zorg alsjeblieft voor jezelf.
Douzo ogenki de.
どうぞお元気で。
Zorg voor jezelf.
Ohenji omachi shite orimasu.
お返事お待ちしております。
Ik kijk er naar uit van u te horen.