Organiseer uw digitale genealogische foto's en bestanden

Als u een computer gebruikt in uw genealogisch onderzoek - en wie niet! - dan heeft u waarschijnlijk een grote verzameling digitale onderzoeksbestanden. Digitale foto's, gedownloade volkstellingen gedownload of testamenten, gescande documenten, e-mails... Als je echter op mij lijkt, komen ze ondanks je inspanningen in verschillende mappen op je computer terecht. Dit kan de zaken echt ingewikkelder maken wanneer u een specifieke foto moet lokaliseren of een e-mail moet opsporen.

Zoals bij elk organisatieproject, zijn er verschillende manieren om uw digitale genealogiebestanden te organiseren. Denk eerst na over de manier waarop u werkt en de soorten bestanden die u verzamelt tijdens uw genealogisch onderzoek.

Digitale genealogiebestanden zijn gemakkelijker te organiseren als u ze eerst op type sorteert. Besteed wat tijd aan het doorzoeken van uw computerbestanden op alles wat met genealogie te maken heeft.

• Zoek in uw map Mijn documenten (of documenten) en submappen naar tekstbestanden, foto's, gedownloade bestanden en andere genealogiedocumenten. Gebruik uw bestandsverkenner (bijv. Windows Verkenner, Finder) om naar documenten te zoeken met trefwoorden zoals achternamen, recordtypen, enz. Er zijn ook een aantal gratis zoekhulpmiddelen voor bestanden beschikbaar die extra zoekfuncties bieden.
  instagram viewer
• Controleer Mijn afbeeldingen of een andere map waarin u uw foto's opslaat, voor digitale of gescande foto's of documenten. U kunt ook zoeken met veelgebruikte bestandsextensies, zoals .jpg, .png of .tiff.
• Open uw genealogische softwareprogramma om te zien waar het de gerelateerde bestanden opslaat. Ze staan ​​mogelijk in dezelfde map als uw genealogische softwareprogramma (vaak onder Programmabestanden). Dit kan uw genealogische softwarebestand omvatten, evenals alle rapporten die u heeft gemaakt of foto's of documenten die u in uw softwareprogramma hebt geïmporteerd.
• Als u bestanden hebt gedownload, bevinden deze zich mogelijk in een map met downloads of een vergelijkbare naam.
• Open uw e-mailprogramma en zoek ook naar genealogiegerelateerde e-mails. Deze zijn vaak gemakkelijker te organiseren als u ze kopieert en plakt in een tekstverwerkingsdocument of uw genealogiesoftware.

Zodra u uw digitale genealogiebestanden heeft gevonden, heeft u een aantal keuzes. U kunt ervoor kiezen om ze op hun oorspronkelijke locatie achter te laten en een organisatielogboek te maken om de bestanden bij te houden, of u kunt ze kopiëren of verplaatsen naar een meer centrale locatie.

Als u uw bestanden liever op hun oorspronkelijke locatie op uw computer laat staan, of als u gewoon het supergeorganiseerde type bent, dan is een logboek wellicht de juiste keuze. Dit is een gemakkelijke methode om te onderhouden, omdat u zich niet echt zorgen hoeft te maken over waar dingen op uw computer terechtkomen - u maakt er gewoon een notitie van. Een digitaal bestandslogboek helpt het proces van het lokaliseren van een bepaalde foto, gedigitaliseerd document of ander genealogiebestand te vereenvoudigen.

Gebruik de tabelfunctie in uw tekstverwerkingsprogramma of een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel om een ​​logboek te maken voor uw genealogiebestanden. Voeg kolommen toe voor het volgende:

• bestandsnaam (inclusief extensie) en datum
• locatie op uw computer
• een korte beschrijving van het bestand
• namen van de primaire persoon of personen of geografische gebieden in het bestand
• fysieke locatie van het originele document of foto (indien van toepassing).

Als u een back-up van uw digitale bestanden maakt op dvd, USB-station of andere digitale media, neem dan de naam / het nummer en de fysieke locatie van die media op in de bestandslocatiekolom.

Als een bestandslogboek te moeilijk is om bij te houden of niet aan al uw behoeften voldoet, dan is een andere methode om uw digitale genealogiebestanden bij te houden, om ze fysiek op uw computer te reorganiseren. Als u er nog geen heeft, maak dan een map aan met de naam Genealogie of Familieonderzoek om al uw genealogiebestanden te bevatten. Ik heb de mijne als submap in mijn map Documenten (ook een back-up gemaakt naar mijn Dropbox-account). Onder de map Genealogie kunt u submappen maken voor plaatsen en achternamen die u onderzoekt. Als u een bepaald fysiek archiefsysteem gebruikt, wilt u misschien dezelfde organisatie op uw computer volgen. Als u een groot aantal bestanden onder een bepaalde map heeft, kunt u ervoor kiezen om een ​​ander niveau van submappen te maken, geordend op datum of documenttype. Ik heb bijvoorbeeld een map voor mijn OWENS-onderzoek. Binnen deze map heb ik een submap voor foto's en submappen voor elke provincie waarin ik deze familie onderzoek. Binnen de provinciemappen heb ik submappen voor recordtypen, evenals een hoofdmap "Onderzoek" waarin ik mijn onderzoeksnotities bewaar. De genealogiemap op uw computer is ook een goede plaats om een ​​reservekopie van uw genealogiesoftware te bewaren, hoewel u ook een extra reservekopie offline moet bewaren.

Door uw genealogiebestanden op één centrale locatie op uw computer te bewaren, maakt u het gemakkelijker om belangrijk onderzoek snel te lokaliseren. Het vereenvoudigt ook de back-up van uw genealogiebestanden.

Een alternatief voor de doe-het-zelf-methode is om een ​​programma te gebruiken dat is ontworpen voor het organiseren van computerbestanden.

Clooz
Een organisatieprogramma dat speciaal is ontworpen voor genealogen, Clooz wordt aangekondigd als een "elektronische archiefkast". De software bevat sjablonen voor het invoeren van informatie uit verschillende soorten standaard genealogische documenten zoals volkstellingen, evenals foto's, correspondentie en andere genealogische documenten records. U kunt desgewenst een digitale kopie van de originele foto of het document importeren en aan elke sjabloon toevoegen. Er kunnen rapporten worden gegenereerd om alle documenten in Clooz weer te geven voor een specifiek individu of recordtype.

Fotoalbumsoftware
Als uw digitale foto's verspreid zijn over uw computer en op een verzameling dvd's of extern drives, kan een digitale foto-organizer zoals Adobe Photoshop Elements of Google Photos naar de redden. Deze programma's scannen uw harde schijf en catalogiseren elke foto die daar wordt gevonden. Sommige hebben ook de mogelijkheid om foto's te catalogiseren die te vinden zijn op andere netwerkcomputers of externe schijven. De organisatie van deze afbeeldingen verschilt van programma tot programma, maar de meeste organiseren de foto's op datum. Met een "trefwoord" -functie kunt u "tags" aan uw foto's toevoegen, zoals een specifieke achternaam, locatie of trefwoord, zodat u ze altijd gemakkelijk kunt terugvinden. Mijn grafsteenfoto's zijn bijvoorbeeld getagd met het woord 'begraafplaats', plus de naam van de betreffende begraafplaats, de locatie van de begraafplaats en de achternaam van het individu. Dit geeft me vier verschillende manieren om gemakkelijk dezelfde foto te vinden.

Een laatste manier om digitale bestanden te organiseren, is ze allemaal in uw genealogische softwareprogramma te importeren. Foto's en gedigitaliseerde documenten kunnen via een plakboekfunctie aan veel stamboomprogramma's worden toegevoegd. Sommige kunnen zelfs als bron worden bijgevoegd. E-mails en tekstbestanden kunnen worden gekopieerd en geplakt in het notitieveld voor de personen waarop ze betrekking hebben. Dit systeem is leuk als je een kleine stamboom hebt, maar het kan een beetje omslachtig zijn als je een groot aantal documenten en foto's hebt die van toepassing zijn op meer dan één persoon.

Het maakt niet uit welk organisatiesysteem u kiest voor de genealogiebestanden van uw computer, de kunst is om het consequent te gebruiken. Kies een systeem en blijf erbij en je zult nooit meer moeite hebben om een ​​document te vinden. Een laatste voordeel van digitale genealogie - het helpt een deel van de papieren rommel te elimineren!