Juiste formele brief van inleiding tot conclusie

Formele Engelse letters worden snel vervangen door e-mail. De formele briefstructuur die u leert, kan echter nog steeds worden toegepast op zakelijke e-mails en andere formele e-mails. Volg deze structuurtips om effectieve formele zakelijke brieven en e-mails te schrijven.

Eerste paragraaf: De eerste alinea van formeel brieven moet een inleiding bevatten op het doel van de brief. Het is gebruikelijk om eerst iemand te bedanken of jezelf voor te stellen.

Geachte heer Anders,

Bedankt dat je de tijd hebt genomen om me vorige week te ontmoeten. Ik wil ons gesprek volgen en heb een paar vragen voor je.

Hoofdparagrafen: De tweede en volgende alinea's moeten de belangrijkste informatie van de brief bevatten en voortbouwen op het hoofddoel van de inleidende eerste alinea.

Ons project gaat vooruit zoals gepland. We willen graag een trainingsprogramma ontwikkelen voor medewerkers op de nieuwe locaties. Daarom hebben we besloten om ruimte te verhuren in het lokale zakelijke beurscentrum. Nieuwe medewerkers worden gedurende drie dagen door onze experts opgeleid. Op deze manier kunnen we vanaf de eerste dag aan de vraag voldoen.

Laatste alinea: De laatste alinea zou de bedoeling van de formele brief kort moeten samenvatten en eindigen met een oproep tot actie.

Bedankt voor uw overweging van mijn suggesties. Ik kijk uit naar een gelegenheid om deze kwestie verder te bespreken.

Open met een uitdrukking van formeel adres, zoals:

Geachte heer, mevrouw (mevrouw, mevrouw) - als u de naam kent van de persoon naar wie u schrijft. Gebruik Geachte heer mevrouw als u de naam van de persoon aan wie u schrijft niet weet, of Voor wie het aangaat

Altijd gebruiken Mevrouw voor vrouwen, tenzij u specifiek wordt gevraagd om te gebruiken Mvr of Mevrouw.

Geef eerst een reden op om te schrijven. Als u met iemand over iets begint te corresponderen of om informatie vraagt, geef dan een reden om te schrijven:

• Ik schrijf om u te informeren over ...
• Ik schrijf om te vragen / informeren over ...
• Ik schrijf om informatie te vragen voor kleine bedrijven.
• Ik schrijf u om u te informeren dat we nog geen betaling hebben ontvangen voor ...

Vaak worden formele brieven geschreven om dank te betuigen. Dit geldt met name wanneer u schrijft in antwoord op een of andere vraag of wanneer u schrijft waardering uitspreken voor een sollicitatiegesprek, een referentie of andere professionele hulp die je hebt ontvangen.

Hier zijn enkele nuttige dankwoorden:

• Hartelijk dank voor uw brief van (datum) met vragen over ...
• Graag willen wij u bedanken voor uw brief van (datum) waarin u vraagt ​​om / informatie opvragen over ...
• In reactie op uw brief van (datum) willen wij u bedanken voor uw interesse in ...

Voorbeelden:

• Ik wil u bedanken voor uw brief van 22 januari waarin u informatie opvraagt ​​over onze nieuwe lijn grasmaaiers.
• In reactie op uw brief van 23 oktober 1997 willen wij u bedanken voor uw interesse in onze nieuwe productlijn.

Gebruik de volgende zinnen wanneer u om hulp vraagt:

• Ik zou je dankbaar zijn als je kon + werkwoord
• Zou je het erg vinden + werkwoord + ing
• Zou het te veel zijn om dat te vragen ...

Voorbeelden:

• Ik zou het op prijs stellen als u mij een brochure zou kunnen sturen.
• Kunt u mij de komende week bellen?
• Zou het te veel zijn om te vragen dat onze betaling met twee weken wordt uitgesteld?

De volgende zinnen worden gebruikt om hulp te bieden:

• Ik zou graag + werkwoord
• We zouden graag + werkwoord

Voorbeelden:

• Ik beantwoord graag al uw vragen.
• Wij helpen u graag bij het vinden van een nieuwe locatie.

In sommige formele brieven moet u documenten of andere informatie opnemen. Gebruik de volgende zinnen om de aandacht te vestigen op eventuele bijgevoegde documenten die u mogelijk heeft bijgevoegd.

• Bijgevoegd vindt u + zelfstandig naamwoord
• Bijgesloten vind je... + zelfstandig naamwoord
• We sluiten... + zelfstandig naamwoord

Voorbeelden:

• Bijgevoegd vindt u een exemplaar van onze brochure.
• Bijgevoegd vindt u een exemplaar van onze brochure.
• We voegen een brochure bij.

Opmerking: als u een formele e-mail schrijft, gebruik dan de fase: Bijgevoegd vindt u / Bijgevoegd vindt u.

Sluit altijd een formele brief af met een oproep tot actie of verwijzing naar een toekomstig resultaat dat u wenst. Enkele van de opties zijn:

Een verwijzing naar een toekomstige bijeenkomst:

• Ik kijk er naar uit om je te ontmoeten / te zien
• Ik kijk ernaar uit u volgende week te ontmoeten.

Een aanbod voor verdere hulp

• Neem gerust contact met me op als je vragen hebt over deze kwestie.
• Als u meer hulp nodig heeft, neem dan contact met mij op.

Onderteken de brief met een van de volgende zinnen:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,

Minder formeel

• Beste wensen.
• Vriendelijke groeten.

Zorg ervoor dat u uw brief met de hand ondertekent, gevolgd door uw getypte naam.

Formele letters geschreven in blokformaat plaatsen alles aan de linkerkant van de pagina. Plaats uw adres of het adres van uw bedrijf bovenaan de brief aan de linkerkant (of gebruik uw bedrijf briefhoofd) gevolgd door het adres van de persoon en / of het bedrijf naar wie u schrijft, allemaal aan de linkerkant van de pagina. Druk een aantal keer op de sleutelretour en gebruik de datum.

Plaats in formele brieven geschreven in standaardformaat uw adres of het adres van uw bedrijf bovenaan de brief aan de rechterkant. Plaats het adres van de persoon en / of het bedrijf dat u schrijft aan de linkerkant van de pagina. Plaats de datum aan de rechterkant van de pagina in lijn met uw adres.