Hoe u een bedrijfsrapport schrijft voor Engelse studenten

Als u wilt leren hoe u een bedrijfsrapport in het Engels schrijft, volgt u deze tips en gebruikt u het voorbeeldrapport als een sjabloon waarop u uw eigen bedrijfsrapport kunt baseren. Allereerst bevatten bedrijfsrapporten belangrijke informatie voor het management die actueel en feitelijk is. Engelse studenten het schrijven van zakelijke rapporten moet ervoor zorgen dat de taal nauwkeurig en beknopt is. De schrijfstijl die wordt gebruikt voor zakelijke rapporten moet informatie bevatten zonder een uitgesproken mening, maar eerder zo direct en nauwkeurig mogelijk. Taal koppelen moet worden gebruikt om ideeën en secties van het bedrijfsrapport met elkaar te verbinden. Dit voorbeeld bedrijfsrapport presenteert de vier essentiële punten die elk bedrijfsrapport moet bevatten:

• Referentievoorwaarden

Referentietermen verwijzen naar de voorwaarden waarop het bedrijfsrapport is geschreven.

• Procedure

De procedure beschrijft de methode die is gebruikt om gegevens voor het rapport te verzamelen.

• Bevindingen

De bevindingen beschrijven de gegevens of andere belangrijke informatie die het rapport heeft opgeleverd.

• Conclusies

Er worden conclusies getrokken op basis van de bevindingen die aanleiding geven tot aanbevelingen.

• Aanbevelingen

De aanbevelingen zijn specifieke suggesties die zijn gedaan op basis van de conclusies van het rapport.

Lees het korte voorbeeld bedrijfsrapport en volg de onderstaande tips. Docenten kunnen deze voorbeelden afdrukken voor gebruik in de klas in lessen met geluid lesgeven in schrijfstrategieën.

Referentievoorwaarden

Margaret Anderson, directeur Personeelszaken, heeft om dit rapport gevraagd over de tevredenheid van de werknemers. Het rapport zou haar op 28 juni worden voorgelegd.

Procedure

Een representatieve selectie van 15% van alle medewerkers is in de periode tussen 1 april en 15 april geïnterviewd over:

1. Algemene tevredenheid over ons huidige arbeidsvoorwaardenpakket
2. Problemen bij de omgang met de personeelsafdeling
3. Suggesties voor verbetering van communicatiebeleid
4. Problemen bij het omgaan met onze HMO

Bevindingen

1. Medewerkers waren over het algemeen tevreden over het huidige arbeidsvoorwaardenpakket.
2. Er zijn enkele problemen opgetreden bij het aanvragen van vakantie vanwege wat wordt beschouwd als lange wachttijden voor goedkeuring.
3. Oudere werknemers hadden herhaaldelijk problemen met HMO-procedures op recept.
4. Werknemers tussen de 22 en 30 jaar melden weinig problemen met HMO.
5. De meeste werknemers klagen over het ontbreken van een tandartsverzekering in ons arbeidsvoorwaardenpakket.
6. De meest voorkomende suggestie voor verbetering was de mogelijkheid om online verzoeken om uitkeringen te verwerken.

Conclusies

1. Oudere werknemers, die ouder zijn dan 50, hebben ernstige problemen met het vermogen van onze HMO om geneesmiddelen op recept te leveren.
2. Ons systeem voor het aanvragen van voordelen moet worden herzien, aangezien de meeste klachten over interne verwerking worden verwerkt.
3. Er moeten verbeteringen plaatsvinden in de responstijd van de personeelsafdeling.
4. Verbetering van informatietechnologie moet worden overwogen naarmate werknemers technologischer worden.

Aanbevelingen

1. Ontmoet HMO-vertegenwoordigers om de ernstige aard van klachten over de voordelen van geneesmiddelen op recept voor oudere werknemers te bespreken.
2. Geef prioriteit aan de reactietijd van vakantieverzoeken, aangezien werknemers een snellere goedkeuring nodig hebben om hun vakantie te kunnen plannen.
3. Onderneem geen speciale acties voor het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket van jongere werknemers.
4. Bespreek de mogelijkheid om een ​​online systeem voor het aanvragen van voordelen toe te voegen aan ons bedrijfsintranet.

• Een rapport is onderverdeeld in vier gebieden:
  • Referentievoorwaarden- Deze sectie geeft achtergrondinformatie over de reden van de melding. Het omvat meestal de persoon die het rapport opvraagt.
  • Procedure- De procedure geeft de exacte stappen en de gebruikte methoden voor het rapport.
  • Bevindingen- De bevindingen wijzen op ontdekkingen die tijdens het rapportonderzoek zijn gedaan.
  • Conclusies- De conclusies geven logische conclusies op basis van de bevindingen.
  • Aanbevelingen- De aanbevelingen vermelden acties die volgens de schrijver van het rapport moeten worden ondernomen op basis van de bevindingen en conclusies.
• Rapportages moeten beknopt en feitelijk zijn. Adviezen worden gegeven in de sectie "conclusies". Deze meningen moeten echter gebaseerd zijn op de feiten die in de "bevindingen" worden gepresenteerd.
• Gebruik eenvoudige tijden (meestal de huidige eenvoudige) om feiten uit te drukken.
• Gebruik de gebiedende wijs (Bespreek de mogelijkheid..., Geef prioriteit..., enz.) In het gedeelte "aanbevelingen", aangezien deze van toepassing zijn op het bedrijf als geheel.

Blijf leren over andere soorten bedrijfsdocumenten met behulp van deze bronnen:

Memo's
E-mail
Inleiding tot het schrijven van bedrijfsplannen

Zakelijke memo's worden naar een heel kantoor geschreven. Zorg ervoor dat u bij het schrijven van zakelijke memo's duidelijk aangeeft voor wie de memo bedoeld is, de reden voor het schrijven van de memo en wie de memo schrijft. Memo's informeren collega's over ambts- en procedurele veranderingen die voor een grote groep mensen gelden. Ze geven vaak instructies met de dwingende stem. Hier is een voorbeeldmemo met belangrijke vervolgpunten om te gebruiken wanneer zaken schrijven memo's in het Engels.

Voorbeeld Memo

Van: Management

Aan: Northwest Area Sales Staff

OPNIEUW: Nieuw maandelijks rapportagesysteem

We willen graag snel enkele van de veranderingen doornemen in het nieuwe maandelijkse rapportagesysteem voor verkopen dat we tijdens de speciale vergadering van maandag bespraken. Allereerst willen we nogmaals benadrukken dat dit nieuwe systeem u veel tijd zal besparen bij het melden van toekomstige verkopen. We begrijpen dat u zich zorgen maakt over de hoeveelheid tijd die in eerste instantie nodig is voor het invoeren van uw klantgegevens. Ondanks deze aanvankelijke inspanning, zijn we ervan overtuigd dat u spoedig zult genieten van de voordelen van dit nieuwe systeem.

Hier is een blik op de procedure die u moet volgen om de klantenlijst van uw gebied te voltooien:

1. Log in op de bedrijfswebsite op http://www.picklesandmore.com
2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Deze worden volgende week uitgegeven.
3. Nadat u zich heeft aangemeld, klikt u op "Nieuwe klant".
4. Voer de juiste klantgegevens in.
5. Herhaal stap 3 en 4 totdat u al uw klanten heeft ingevoerd.
6. Zodra deze informatie is ingevoerd, selecteert u "Bestelling plaatsen".
7. Kies de klant in de vervolgkeuzelijst "Klanten".
8. Kies de producten in de vervolgkeuzelijst "Producten".
9. Kies de verzendspecificaties in de vervolgkeuzelijst "Verzending".
10. Klik op de knop "Order verwerken".

Zoals u kunt zien, vereist het verwerken van bestellingen, nadat u de juiste klantgegevens heeft ingevoerd, GEEN papierwerk van uw kant.

Dank u allen voor uw hulp bij het opzetten van dit nieuwe systeem.

Vriendelijke groeten,

Beheer

• Gebruik de volgende structuur om een ​​memo te beginnen:MEMO
  Van: (persoon of groep die de memo verstuurt)
  Aan: (persoon of groep tot wie de memo is gericht)
  OPNIEUW: (het onderwerp van de memo, dit moet in stoutmoedig)
• In plaats van "memo" kan de term "memorandum" worden gebruikt.
• Een memo is over het algemeen niet zo formeel als een schriftelijke brief. Het is echter zeker niet zo informeel als een persoonlijke brief.
• De toon van een memo is over het algemeen vriendelijk omdat het een communicatie tussen collega's is.
• Houd de memo beknopt en to the point.
• Geef indien nodig de reden van de memo aan met een korte paragraaf.
• Gebruik opsommingstekens om de belangrijkste stappen in een proces uit te leggen.
• Gebruik een korte bedankje om de memo af te maken. Dit hoeft niet zo formeel te zijn als in een schriftelijke brief.

Rapporten
Memo's
E-mail
Inleiding tot het schrijven van bedrijfsplannen

Onthoud het volgende om te leren hoe u een zakelijke e-mail schrijft: Zakelijke e-mails zijn over het algemeen minder formeel dan zakelijke brieven. Zakelijke e-mails die aan collega's zijn geschreven, zijn over het algemeen direct en vragen om specifieke acties. Het is belangrijk om uw zakelijke e-mails kort te houden, want hoe gemakkelijker het is om een ​​e-mail te beantwoorden, hoe groter de kans dat een zakelijke contactpersoon snel antwoordt.

Voorbeeld 1: Formeel

Het eerste voorbeeld laat zien hoe u een formele zakelijke e-mail schrijft. Let op de minder formele "Hallo" in de aanhef gecombineerd met een meer formele stijl in de daadwerkelijke e-mail.

Hallo,

Ik heb op uw website gelezen dat u het kopiëren van muziek-cd's voor grote hoeveelheden cd's aanbiedt. Ik zou graag willen informeren naar de procedures die bij deze diensten betrokken zijn. Worden de bestanden online overgebracht of worden de titels per cd naar u verzonden per post? Hoe lang duurt het gewoonlijk om ongeveer 500 exemplaren te produceren? Zijn er kortingen op zo'n grote hoeveelheid?

Bedankt dat je de tijd hebt genomen om mijn vragen te beantwoorden. Ik kijk uit naar uw reactie.

Jack Finley
Sales Manager, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Voorbeeld 2: informeel

Het tweede voorbeeld laat zien hoe u een informele e-mail schrijft. Let op de meer gemoedelijke toon in de hele e-mail. Het is alsof de schrijver aan de telefoon is.

Op 16.22 01/07 +0000 schreef u:

> Ik heb gehoord dat je aan het Smith-account werkt. Als u informatie nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen> neem contact met mij op.

Hoi Tom,

Luister, we hebben aan het Smith-account gewerkt en ik vroeg me af of je me een handje kon helpen? Ik heb wat voorkennis nodig over de recente ontwikkelingen daar. Denkt u dat u eventuele informatie zou kunnen doorgeven?

Bedankt

Peter

Peter Thompsen
Accountmanager, Tri-State Accounting
(698) 345 - 7843

Voorbeeld 3: zeer informeel

In het derde voorbeeld ziet u een zeer informele e-mail die erg lijkt op sms'en. Gebruik dit type e-mail alleen met collega's met wie u een nauwe werkrelatie heeft.

Op 11.22 01/12 +0000 schreef u:

> Ik wil graag een suggestie voor een adviesbureau.

Hoe zit het met Smith and Sons?

KB

• E-mail is veel minder formeel dan een schriftelijke brief. E-mails zijn meestal kort en beknopt.
• Als je naar iemand schrijft die je niet kent, is een simpele "Hallo" voldoende. Met behulp van een begroeting zoals "Beste meneer Smith", is te formeel.
• Als je schrijft naar iemand die je goed kent, voel je dan vrij om te schrijven alsof je met die persoon spreekt.
• Gebruik verkorte werkwoordsvormen (Hij is, We zijn, Hij zou, etc.)
• Voeg een telefoonnummer toe aan de handtekening van de e-mail. Dit geeft de ontvanger de kans om indien nodig te bellen.
• Het is niet nodig om uw e-mailadres op te geven, omdat de ontvanger de e-mail gewoon kan beantwoorden.
• Verwijder bij het beantwoorden alle informatie die niet nodig is. Laat alleen de tekstgedeelten over die betrekking hebben op uw antwoord. Dit bespaart uw lezer tijd bij het lezen van uw e-mail.

Rapporten
Memo's
E-mail
Inleiding tot het schrijven van bedrijfsplannen