Een eenvoudige zakelijke brief opmaken en schrijven

Mensen schrijven zakelijke brieven en e-mails om verschillende redenen, zoals het opvragen van informatie, het uitvoeren van transacties, het veiligstellen van werk, enzovoort. Effectieve zakelijke correspondentie moet duidelijk en beknopt zijn, een respectvolle toon hebben en correct zijn opgemaakt. Door een zakelijke brief op te splitsen in de basiscomponenten, kunt u leren hoe u effectief kunt communiceren en uw vaardigheden als schrijver kunt verbeteren.

Een typische zakenbrief bestaat uit drie delen: een inleiding, een tekst en een conclusie.

1. De inleiding: De inleiding geeft aan tot wie de schrijver spreekt. Als u schrijft naar iemand die u niet kent of slechts kort hebt ontmoet, kan de inleiding ook een korte reden zijn waarom u schrijft. Meestal is de inleiding slechts een of twee zinnen lang.
2. Het lichaam: De letters body is waar u uw bedrijf vermeldt. Deze sectie kan zo kort zijn als enkele zinnen of meerdere alinea's. Het hangt allemaal af van de mate van detail die nodig is om het onderwerp te beschrijven.
instagram viewer
3. De conclusie: De conclusie is het laatste gedeelte waarin u oproept tot toekomstige actie. Dit kan een kans zijn om persoonlijk te praten, om aanvullende informatie te vragen of om een ​​transactie uit te voeren. Net als de inleiding mag dit gedeelte niet meer dan een zin of twee zijn en moet het duidelijk zijn wat je zou willen van de persoon die je brief leest.

De toon van de inleiding hangt af van uw relatie met de briefontvanger. Als u een goede vriend of een zakelijke collega aanspreekt, is het gebruik van hun voornaam acceptabel. Maar als u naar iemand schrijft die u niet kent, kunt u deze het beste formeel aanspreken in de begroeting. Als u de naam van de persoon naar wie u schrijft niet weet, gebruik dan hun titel of een algemeen adres.

Een paar voorbeelden:

• Beste personeelsdirecteur
• Geachte meneer of mevrouw
• Geachte Dr., meneer, mevrouw, mevrouw (achternaam)
• Beste Frank (gebruik dit als de persoon een nauw zakelijk contact of vriend is)

Schrijven naar een specifieke persoon heeft altijd de voorkeur. Gebruik in het algemeen de heer wanneer u mannen en mevrouw voor vrouwen aanspreekt in de begroeting. Gebruik alleen de titel van dokter voor mensen in de medische professie. Hoewel u altijd een zakelijke brief moet beginnen met het woord 'Beste', is dit een optie voor zakelijke e-mails, die minder formeel zijn.

Als u naar iemand schrijft die u niet kent of slechts terloops heeft ontmoet, wilt u misschien de begroeting volgen door een context te geven waarom u contact met die persoon opneemt.

Een paar voorbeelden:

• Onder verwijzing naar uw advertentie in de Times ...
• Ik volg gisteren ons telefoontje op.
• Bedankt voor je brief van 5 maart.

Het grootste deel van een zakelijke brief zit in de hoofdtekst. Hier vermeldt de schrijver zijn of haar reden om te corresponderen. Bijvoorbeeld:

• ik schrijf naar informeren over de positie in The Daily Mail.
• Ik schrijf om de verzendgegevens van order # 2346 te bevestigen.
• Ik wil u mijn excuses aanbieden voor de moeilijkheden die u vorige week op onze vestiging hebt ondervonden.

Nadat u de algemene reden voor het schrijven van uw zakelijke brief heeft opgegeven, gebruikt u de hoofdtekst om aanvullende details te verstrekken. U stuurt bijvoorbeeld een klant belangrijke documenten om te ondertekenen, excuses aanbieden aan een klant voor slechte service, informatie opvragen bij een bron of om een ​​andere reden. Wat de reden ook is, vergeet niet om beleefd en beleefd taalgebruik te gebruiken.

Bijvoorbeeld:

• Ik zou het fijn vinden om je volgende week te ontmoeten.
• Heeft u eventueel tijd voor een vergadering volgende week?
• Ik geef u graag de komende maand een rondleiding door onze faciliteit.
• Helaas moeten we de bijeenkomst uitstellen tot 1 juni.
• Bijgevoegd vindt u een kopie van het contract. Teken waar aangegeven.

Het is gebruikelijk om enkele slotopmerkingen op te nemen nadat u uw bedrijf in de hoofdtekst van de brief heeft vermeld. Dit is je kans om je relatie met de ontvanger te versterken, en het zou gewoon een zin moeten zijn.

• Neem opnieuw contact met ons op als we u op welke manier dan ook kunnen helpen.
• Als je vragen hebt, bel me dan gerust.
• U kunt de afsluiting ook gebruiken om toekomstig contact met de lezer aan te vragen of aan te bieden.
• Ik kijk ernaar uit om snel van je te horen.
• Neem contact op met mijn assistent om een ​​afspraak in te plannen.

Het laatste dat alle zakelijke brieven nodig hebben, is een aanhef, waarbij u afscheid neemt van de lezer. Net als bij de inleiding, hoe je de schrijft begroeting hangt af van uw relatie met de ontvanger.

Voor klanten waarmee u niet op voornaam bent, gebruikt u:

• Met vriendelijke groeten (als u de naam niet weet van de persoon naar wie u schrijft)
• Met vriendelijke groet, (als u de naam kent van de persoon naar wie u schrijft.

Als u een voornaam gebruikt, gebruik dan:

• Beste wensen, (als je kennissen bent)
• Met vriendelijke groet of groeten (als de persoon een goede vriend of contact is)

Voorbeeld zakelijke brief