Een claimbrief is een overredendbrief verzonden door een klant naar een bedrijf of bureau om een probleem met een product of dienst te identificeren en kan ook worden aangeduid als een klachtenbrief.
Meestal wordt een claimbrief geopend (en soms gesloten) met een verzoek om aanpassingen, zoals een terugbetaling, vervanging of betaling van schade, hoewel een hartelijke openingsparagraaf over de transactie of het product kan zijn voorkeur.
Als methode van zakelijk schrijven, claimbrieven worden verzonden als een juridisch bindende vorm van communicatie die als bewijs kan dienen als een claim voor de rechter wordt gebracht. In de meeste gevallen zijn rechtszaken niet vereist, omdat de zakelijke ontvanger doorgaans een antwoord in de vorm van een antwoord opstelt aanpassingsbrief, waarmee de claim wordt afgehandeld.
Belangrijkste elementen van een claimbrief
De meeste zakelijke professionals en wetenschappers zijn het erover eens dat een basis claimbrief vier kernelementen moet bevatten: een duidelijke uitleg van de klacht, een uitleg van welke ruzie dit heeft veroorzaakt of de verliezen die daardoor zijn geleden, een beroep op eerlijkheid en billijkheid en een verklaring van wat u als een eerlijke aanpassing zou beschouwen terugkeer.
Nauwkeurigheid in de uitleg is cruciaal voor het snel en effectief afhandelen van de claim, dus een claimschrijver moet zoveel mogelijk details geven over de gebrekkigheid van een product of de fout in de ontvangen service, inclusief datum en tijd, het bedrag is de kosten en het ontvangst- of ordernummer, en elk ander detail dat helpt om precies te definiëren wat er is gegaan mis.
Het ongemak dat deze fout heeft veroorzaakt en een beroep op de menselijkheid en het mededogen van de lezer zijn even belangrijk om de claim van de schrijver te krijgen. Dit motiveert de lezer om snel te reageren op het verzoek van de schrijver om de situatie recht te zetten en de klant als klant te behouden.
Zoals R.C. Krishna Mohan schrijft in "Zakelijke correspondentie en het schrijven van rapporten" dat "om een prompt en bevredigend antwoord, een claimbrief wordt meestal geschreven aan het hoofd van de eenheid of de afdeling die verantwoordelijk is voor de vergissing."
Tips voor een effectieve brief
De toon van de brief moet op een zakelijk informeel niveau worden gehouden, zo niet zakelijk formeel, om het verzoek professioneel te houden. Verder dient de schrijver de klacht op te schrijven in de veronderstelling dat het verzoek bij ontvangst wordt ingewilligd.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar en David A. Thomas schrijft in "Hoe schrijf ik eersteklas zakelijke correspondentie" dat u "uw claim nauwkeurig en tactvol moet indienen", en dat het het beste is "bedreigingen, beschuldigingen of versluierde hints te vermijden over wat u gaat doen als de kwestie niet is opgelost prompt. "
Vriendelijkheid gaat ver in de wereld van klantenservice, dus het is beter om de menselijkheid van de ontvanger aan te spreken door waarin staat hoe het probleem u persoonlijk heeft geraakt in plaats van te dreigen het bedrijf te boycotten of het te belasteren naam. Er gebeuren ongelukken en er worden fouten gemaakt - er is geen reden om onbeleefd te zijn.