In de communicatie proces, de "ontvanger" is de luisteraar, lezer of waarnemer - dat wil zeggen het individu (of de groep individuen) aan wie een bericht is gericht. De ontvanger wordt ook wel de "publiek'of decoder.
De persoon die een bericht in het communicatieproces initieert, wordt de "afzender"Simpel gezegd, een" effectief "bericht is een bericht dat wordt ontvangen zoals de afzender het bedoeld heeft. Aan beide kanten kunnen zich problemen voordoen die verhinderen dat het bedoelde bericht de ontvanger bereikt.
De boodschap en mogelijke problemen
Paige stelt Bill bijvoorbeeld mondeling een vraag. De boodschap gaat door de lucht, het 'kanaal', naar Bills oren. Hij reageert. Paige is de afzender, de vraag is de boodschap en Bill is de ontvanger en geeft Paige feedback door de vraag te beantwoorden.
Er bestaan talloze gebieden en manieren waarop zelfs bij deze korte uitwisseling problemen kunnen ontstaan. Als Paige fluistert, hoort Bill het misschien niet. Misschien hoort hij er maar een deel van en reageert hij op een vraag die niet echt werd gesteld, en dus is Paige in de war. Misschien is er achtergrondgeluid of is de vraag niet duidelijk. Als Bill door iets wordt afgeleid en niet oplet, mist hij mogelijk enkele van de woorden en reageert ongepast - anders mist hij de vraag helemaal zodat de uitwisseling moet beginnen opnieuw. Als hij niet naar Paige kijkt als ze de vraag stelt, zou hij elke lichaamstaal missen die de vraag zou kunnen onderlijnen.
Als Paige een e-mail of sms naar Bill stuurt, kunnen er problemen ontstaan omdat Bill de lichaamstaal of toon van Paige niet heeft om te interpreteren, wat informatie aan het bericht kan toevoegen. Autocorrectie heeft mogelijk fouten in de tekst ingevoegd of een ontbrekend vraagteken kan een vraag op een verklaring doen lijken.
Dit zijn allemaal belemmeringen voor effectieve communicatie. De mate van effectiviteit wordt bepaald door hoeveel van de boodschap door de ontvanger wordt begrepen.
Het bericht decoderen
In het boek "Business Communication" schrijven auteurs Carol M. Lehman en Debbie D. DuFrene legde het als volgt uit:
"De taak van de ontvanger is om de boodschap van de afzender, zowel verbaal als non-verbaal, met zo min mogelijk vervorming te interpreteren. Het proces van het interpreteren van het bericht staat bekend als decodering. Omdat woorden en non-verbale signalen verschillende betekenissen hebben voor verschillende mensen, er kunnen op dit punt in het communicatieproces talloze problemen optreden:
'De afzender codeert het oorspronkelijke bericht onvoldoende met woorden die niet voorkomen in de woordenschat van de ontvanger; dubbelzinnige, niet-specifieke ideeën; of non-verbale signalen die de ontvanger afleiden of de mondelinge boodschap tegenspreken.
- De ontvanger wordt geïntimideerd door de positie of het gezag van de afzender, wat resulteert in een spanning die een effectieve concentratie op de boodschap verhindert en niet om de nodige opheldering vraagt.
- De ontvanger vindt het onderwerp te saai of te moeilijk te begrijpen en probeert de boodschap niet te begrijpen.
- De ontvanger is kortzichtig en staat niet open voor nieuwe en andere ideeën.
"Met het oneindige aantal storingen dat mogelijk is in elke fase van het communicatieproces, is het inderdaad een wonder dat effectieve communicatie ooit plaatsvindt."
Zelfs de omgeving of de emotionele toestand van de ontvanger kan de decodering van de boodschap beïnvloeden, bijvoorbeeld afleiding in de ruimte, ongemak bij de ontvanger of stress of angst waardoor de ontvanger subtekst kan invoegen die de afzender niet heeft gedaan van plan zijn. Kennis van sociale of culturele contexten kan de ontvanger ervan weerhouden signalen op te pikken of ook gepast te reageren. Relationele contexten kunnen ook een bericht kleuren, omdat berichten van goede vrienden anders kunnen worden ontvangen dan een bericht van een werkbegeleider.
Belang van feedback
Wanneer het voor de afzender niet duidelijk is dat er begrip is ontstaan bij de ontvanger, gaat de communicatie verder, bijvoorbeeld door follow-up vragen van een van beide partijen, verdere discussie, of de afzender die voorbeelden geeft, de informatie herformuleert of andere manieren van verduidelijking om de zender en ontvanger op dezelfde zogenaamde "golflengte". In een presentatie kan de afzender grafieken of afbeeldingen tonen om een punt duidelijker te maken voor het publiek of lezer.
Hoe meer signalen en kanalen de ontvanger heeft en die openstaat voor ontvangst, is vaak beter; het kan bijvoorbeeld gemakkelijk zijn om toon of subtekst in een e-mail of sms verkeerd te interpreteren, terwijl dat hetzelfde is bericht zou duidelijk doorkomen als de ontvanger de stem van de persoon hoort of met hen spreekt gezicht.
In het boek "Planning, Implementation, and Evaluating Targeted Communication Programs" schrijven auteurs Gary W. Selnow en William D. Crano merkt op dat lichaamstaal en toon niet alleen communicatie zijn aan de kant van de afzender: "Feedback in de interpersoonlijke setting geeft een lopend verslag van de ontvangst van een bericht door een ontvanger. Voor de hand liggende aanwijzingen zoals gerichte vragen laten zien hoe goed een ontvanger de informatie verwerkt. Maar ook subtiele indicatoren kunnen informatie opleveren. Bijvoorbeeld, de geeuw van een ontvanger, de stilte wanneer opmerkingen worden verwacht of uitingen van verveling suggereren dat selectieve blootstellingspoorten in werking kunnen zijn. "
Een ontvanger kan ook toon en subtekst hebben in de feedback die aan de afzender wordt gegeven, zoals reageren met sarcasme of woede, wat kan worden gemist als de feedback alleen uit tekst bestaat, maar wordt waarschijnlijk niet gemist als de partijen elkaar kunnen zien of horen of beide.