Overzicht van het DoD-inkoopproces

Het aanbestedingsproces van het ministerie van Defensie kan verwarrend en gecompliceerd zijn. Er zijn verschillende contracttypes - elk met zijn eigen plussen en minnen. De voorschriften kunnen ontmoedigend zijn omdat ze de grootte van de belastingcode lijken te hebben. De concurrentie om contracten kan hevig zijn. Er is veel papierwerk. Maar verdediging contracteren kan winstgevend en lonend zijn.

Aankopen van het ministerie van Defensie beginnen meestal op een van de volgende drie punten:

• aanbesteding als enige bron
• aanbesteding onder een bestaand meervoudig gunningscontract
• normale aanbesteding

Aanbestedingen met enige bron worden gedaan wanneer er maar één bedrijf is dat het contract kan nakomen. Deze aanbesteding is zeldzaam en moet zeer goed door de overheid worden gedocumenteerd. U krijgt meer kans op een aanbesteding als enige bron zodra u een aantal overheidscontracten heeft en een open contractvoertuig beschikbaar heeft.

Aanbestedingen onder een bestaand meervoudig gunningscontract komen steeds vaker voor. Meerdere gunningscontracten (MAC) zoals

Een type van meerdere gunningscontracten zijn Broad Agency Announcements of BAA's. BAA's zijn verzoeken van een bureau wanneer het op zoek is naar fundamenteel onderzoek. Interessante onderwerpen worden gepresenteerd en bedrijven en universiteiten dienen voorstellen in met mogelijke oplossingen die financiering nodig hebben.

Normale inkoop is verdeeld tussen vereenvoudigde acquisities (die onder de $ 25.000) en de rest.

Vereenvoudigde acquisities zijn aankopen onder de $ 25.000 en vereisen dat de inkoper van de overheid offertes ontvangt, hetzij mondeling, hetzij via een korte schriftelijke offerte. Vervolgens wordt een inkooporder afgegeven aan de laagste verantwoordelijke bieder. De marine zegt dat 98% van hun transacties minder dan $ 25.000 bedragen, wat betekent dat er miljarden dollars beschikbaar zijn voor kleine bedrijven. Er wordt niet geadverteerd voor vereenvoudigde overnames, dus om deze contracten te krijgen, moet u de kopers informeren, zodat zij zullen bellen en een offerte van u kunnen ontvangen.

Aankopen van meer dan $ 25.000 worden gepubliceerd op de Federal Business Opportunities website. Op deze website vind je Request for Proposals (RFP's) voor vrijwel alles wat de overheid koopt. Bekijk de RFP-samenvattingen zorgvuldig en download de RFP-documenten wanneer u een interessante vindt. Lees de documenten zeer zorgvuldig en schrijf een voorstel in reactie en in volledige overeenstemming met de RFP-documenten. Zorg ervoor dat u weet wanneer het voorstel moet worden ingeleverd en ontvang uw voorstel vóór de vervaldatum en -tijd. Laattijdige voorstellen worden afgewezen.

Voorstellen worden door de overheid beoordeeld volgens de procedures die in de RFP staan ​​vermeld. Soms worden er vragen gesteld, maar niet altijd. Meestal wordt de beslissing alleen genomen op basis van uw voorstel, dus zorg ervoor dat alles erin zit, anders verliest u de kans.

Zodra u het contract heeft gegund, zal een aanbestedende dienst u een brief sturen en contact met u opnemen om een ​​contract te onderhandelen. Als de onderhandelingen goed verlopen, wordt een contract afgerond. Voor sommige aankopen is geen onderhandeling nodig, dus de overheid zal u een bestelling geven. Zorg ervoor dat u alle documenten zorgvuldig leest en volledig begrijpt wat ze betekenen. Contracteren bij het ministerie van Defensie kan ingewikkeld zijn - beter om te weten waar u mee instemt dan achterhalen na het ondertekenen van een wettelijk bindend contract.

Het is nu tijd om het contract af te ronden en meer werk te krijgen.